Referenz: Elgiganten
Bürotransformation führt zu herausragenden Bewertungen
Als die Anzahl der Mitarbeiter zunahm, sah sich das Unternehmen zu vorübergehenden Bürolösungen gezwungen, die Effizienz und Arbeitszufriedenheit beeinträchtigten. Zur Verbesserung der Situation zog Elgiganten Logistics eine Kinnarps’ Next Office®-Arbeitsplatzanalyse heran. „Die gründliche Überprüfung unserer Bedürfnisse und Möglichkeiten war der Schlüssel für unseren gesamten Veränderungsprozess“, erklärt Technical Manager Andreas Alm.
Früher war das Personal von Elgiganten Logistics in Jönköping auf verschiedene Firmenstandorte verteilt. Während einige Standorte überfüllt waren, hatten andere freie Räume und beherbergten kaum wichtige Funktionsbereiche. Außerdem waren die Besprechungsräume für formelle Besprechungen und informelle Treffen nicht besonders funktionell. „Dies war keine gute Situation. Unser Arbeitsumfeld ermöglichte kein positives Erleben der Arbeit und stellte eher ein Hindernis als eine Unterstützung für unsere Mitarbeiter dar. Dennoch glaubten wir, dass die Räumlichkeiten ein bestimmtes Potenzial hatten, das wir aber nur mit entsprechender Hilfe optimal ausnutzen konnten“, fügt Andreas Alm hinzu.
UNTERSTÜTZUNG BEI DER ARBEITSPLATZGESTALTUNG
Eine Arbeitsplatzanalyse hilft dabei, Bedürfnisse und Arbeitsmuster zu erfassen und zu analysieren, bevor ein neues Büro gestaltet wird. Mit spezifischen Werkzeugen und Workshops werden die Mitarbeiter während des gesamten Veränderungsprozesses miteinbezogen, um Engagement und Beteiligung zu schaffen. Basierend auf den Ergebnissen werden Empfehlungen für das Layout, die Raumaufteilung und die Arbeitsmethoden gegeben. Lesen Sie hier mehr über unsere Arbeitsplatzanalyse Next Office®.
Die Arbeitsumgebung war eher traditionell konzipiert – eine Kombination aus Großraumbüros und engen Büroräumen. Das Management befand sich weit entfernt von den übrigen Mitarbeitern und die Konferenzräume waren für die heutigen Arbeitsweisen und Besprechungsformen ungeeignet. „Dies behinderte die Effizienz, Kreativität und Arbeitszufriedenheit. Außerdem erkannten wir einen Mangel an Gemeinschaftssinn, Zusammenarbeit und Wissensaustausch zwischen den Abteilungen. Aus Sicht des Personalwesens ist es entscheidend, dass wir ein attraktiver Arbeitgeber sind, um unsere Mitarbeiter zu halten und neue Talente hinzu zu gewinnen. Den Worten von Marie-Louise Gotmark, Head of HR bei Elgiganten Logistic, zufolge ist „das Arbeitsumfeld ein entscheidender Faktor zur Gewährleistung der Zufriedenheit und des Wohlergehens unserer Mitarbeiter“.
Trotz dieser gewonnenen Erkenntnisse benötigte das Unternehmen Orientierung und Unterstützung, um Fortschritte zu machen. Letztlich entschloss sich das Unternehmen dazu, ganz von vorne zu beginnen. Andreas Alm hatte von Next Office®, der Arbeitsplatzanalyse von Kinnarps gehört, die zur Entwicklung individuell angepasster Arbeitsumgebungen dient. Dieses Verfahren umfasst die Erfassung und Analyse der Bedürfnisse und Arbeitsmuster eines Unternehmens, die Einbeziehung des Managementteams und der Mitarbeiter im Veränderungsprozess und – auf Grundlage dieses Wissens –die Schaffung nachhaltiger Arbeitsumgebungen.
Das neue Büro verfügt jetzt über mehrere Arbeitsplätze in Räumen, die zur hochkonzentrierten Einzelarbeit geeignet sind. Tisch der Serie P mit Schirmwand Vibe und Bürodrehstuhl Capella.
Ein digitales Buchungssystem erleichtert es den Mitarbeitern, freie Räume in der Einrichtung zu finden und zu buchen.
„Die Arbeitsplatzanalyse legte den Grundstein für das gesamte Projekt. Uns war bewusst, dass wir für den Erfolg unseres Projekts einen Wandlungsprozess durchführen und alle Mitarbeiter dafür begeistern mussten.“
Von der Arbeitsplatzanalyse bis zur Nachkontrolle
Die Arbeitsplatzanalyse begann im Frühjahr 2020. Dabei unterstützten die Arbeitsplatzstrategen von Kinnarps das Managementteam bei der Festlegung der Vision, der Ziele und des Projektumfangs. Anschließend wurden die Anforderungen und die derzeitigen Arbeitsweisen erfasst. Im Rahmen mehrerer Vorträge, Workshops und über eine Online-Umfrage beteiligte Kinnarps auch die Mitarbeiter an diesem Prozess. So konnten effektiv die Arbeitsweisen des Unternehmens identifiziert, Ideen aufgegriffen, Herausforderungen und Möglichkeiten erfasst sowie das gesamte Team strategisch in dieselbe Richtung geführt werden.
Außerdem führte Kinnarps basierend auf den Faktoren Produktivität und Kreativität, Zusammenarbeit, Wohlbefinden, Akustik, Licht- und Luftqualität eine Analyse der aktuellen Bürosituation durch. Eine Zusammenfassung der Ergebnisse wurde Elgiganten im Sommer 2020 in Form eines Abschlussberichts präsentiert. „Wir erhielten relativ niedrige Bewertungen. Dies überzeugte uns noch stärker davon, dass eine Investition in die Büroumgestaltung richtig und notwendig war. Die Analyse lieferte uns auch wichtige Erkenntnisse dazu, was den Mitarbeitern fehlte und bei welchen Funktionen wir Verbesserungen herbeiführen mussten“, fügt Marie-Louise Gotmark hinzu.
Im Herbst 2020 begann die nächste Phase – die Innenarchitekten von Kinnarps wurden mit der Entwicklung eines Designkonzepts und einer Einrichtungslösung auf Basis der Ergebnisse des Abschlussberichts und im Hinblick auf die vom Management ausgearbeitete Vision, die Ziele und den Projektumfang beauftragt. Der Umbau der Räumlichkeiten wurde im Jahre 2021 durchgeführt und schon im Frühjahr 2022 war es Zeit für Kinnarps, die Lösung in die Praxis umzusetzen. Abschließend führte Kinnarps noch eine Nachkontrolle zur Analyse der Ergebnisse durch.
Zeitlicher Ablauf – die Analyse gibt den Weg vor
2020
Sommer
Die Ergebnisse der Analyse werden zusammengefasst und Elgiganten vorgelegt.
2020
Herbst
Basierend auf den Ergebnissen des Abschlussberichts werden ein Designkonzept und eine Einrichtungslösung erstellt.
2021
Ganzjährig
Umbau der Räumlichkeiten.
2022
Frühjahr
Kinnarps setzt die Lösung in den neuen Räumlichkeiten von Elgiganten um und führt eine Bewertung durch.
In der Arbeitslounge wird eine Kombination aus hohen und niedrigen Sitzmöbeln eingesetzt. Hier können Sie mit Ihren Kollegen eine Tasse Kaffee trinken, im Sitzen Ihre E-Mails durchgehen oder auch eine kurze Besprechung abhalten. Tisch Vagabond, Hocker Motus, Stuhl Motus, Schirmwände Vibe, Sofa Point, Tisch Matsumoto, Hocker Fields und Sessel Neo Lite.
Ein Büro, in dem die Menschen gerne arbeiten
Die Mitarbeiter von Elgiganten Logistics können zwei Tage pro Woche im Homeoffice arbeiten. An den restlichen drei Arbeitstagen pro Woche ist ihre Anwesenheit im Büro erwünscht. Andreas Alm kann sich nicht vorstellen, dass eine solche Arbeitsregelung im damaligen Büro mit persönlichen Arbeitsplätzen funktioniert hätte. In den neuen, an die Geschäftstätigkeit angepassten Räumlichkeiten wurde das Büro in drei Bereiche aufgeteilt, die für unterschiedliche Konzentrationsniveaus konzipiert sind. Im Bereich für hohe Konzentration arbeitet man völlig ungestört in schallgedämmten Räumen. Für Arbeiten, die mittlere Konzentration erfordern, kann man in Räumen sitzen, die zwar zu einem gewissen Grad abgeschirmt, aber nicht völlig ruhig und schallisoliert sind. In Aktivitätsbereichen wie der Lounge sammelt man durch Gespräche mit Kollegen und andere Umgebungsgeräusche positive Energie.
„Sowohl für formelle als auch für informelle Besprechungen haben wir sehr einladende Räume geschaffen. Die rasante Entwicklung des mobilen Arbeitens während der Pandemie und auch danach machte uns klar, dass ein Büro heute mehr als nur einen Arbeitsplatz darstellt. Es muss attraktiv genug sein, damit die Menschen gerne zur Arbeit gehen und ihnen die Möglichkeit bieten, sich mit ihren Kollegen zu treffen und auszutauschen. Ich glaube, dass die Arbeit jetzt allen mehr Spaß macht, und dass sie ihre Kollegen besser kennenlernen können.“
Design mit „Småland“ als Thema
Das in Zusammenarbeit mit Kinnarps entwickelte und auf dem Standort des Unternehmens in Småland/Schweden basierte Thema für das Innendesign trägt ebenfalls zum positiven Erlebnis bei. Erdige Farbtöne und natürliche Materialien reflektieren den Raum und schaffen eine persönliche Umgebung. Reine Holzflächen, naturnahe Farbtöne wie Moos- und Wiesenfarben, Farbtöne von Blau- und Preiselbeeren, Seen und Granit stellen beispielsweise eine Hommage an die äußere Umgebung dar. „Ein Gefühl von Stolz und Zugehörigkeit war für unsere Mitarbeiter äußerst wichtig. Unser Hauptsitz befindet sich in Jönköping, Småland, in Schweden. Und wir möchten dies auch allen bereits beim Betreten unserer Räumlichkeiten zeigen“, erklärt Andreas Alm.
Ganzheitliche Ergonomie
Die Gesamtlösung von Kinnarps koordiniert dieses Konzept, indem sie die Gesamtergonomie des Arbeitsplatzes berücksichtigt. Höhenverstellbare Schreibtische für Arbeits- und Besprechungsräume erleichtern den Wechsel zwischen sitzender und stehender Tätigkeit. Die Arbeitsplätze verfügen über verstellbare Bürodrehstühle mit äußerst anspruchsvoller Ergonomie, die jeder Einzelperson eine gute Arbeitsposition ermöglichen. Die Besprechungsräume sind mit Polstermöbeln ausgestattet, die auch bei längeren Besprechungen für guten Komfort sorgen. Zu den Einrichtungsgegenständen gehören auch Hocker, die ein aktiveres Sitzen ermöglichen. Außerdem gibt es im Büro ein Fitness-Studio mit Laufbändern und Untertischfahrrädern.
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Ganzheitliches Herangehen an Ergonomie
Verdopplung der Bewertungszahlen
Die mit Unterstützung von Kinnarps sechs Monate nach Inbetriebnahme des neuen Büros durchgeführte Analyse im Rahmen der Nachkontrolle belegt den positiven Wandel. Das neue Büro und die neuen Arbeitsweisen wurden von den Mitarbeitern deutlich besser bewertet. Die Bewertung für die Unterstützung eines konzentrierten, kreativen Arbeitens durch die Umgebung verdoppelte sich fast. Und die Bewertung hinsichtlich der Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen stieg um mehr als 100 Prozent an!
„Dies beweist, wie wichtig eine Arbeitsplatzanalyse ist, wenn man seine Büroumgebung neu gestalten will. Eine gründliche Analyse der Bedürfnisse und Arbeitsweisen im Unternehmen bildet die Grundlage für unsere Arbeit. So können wir maßgeschneiderte Lösungen entwickeln, die den tatsächlichen Bedürfnissen des Unternehmens entsprechen. Eine Investition in diese Lösungen hat lange Bestand“, versichert Henrik Axell, Head of Workplace Strategy und Verantwortlicher für Kinnarps Next Office®.
Die Nachkontrolle weist nach, dass die Bewertung für dieses Büro von 4,0 auf 7,0 gestiegen ist. Die Next Office®-Arbeitsplatzanalyse von Kinnarps erfasst Daten, anhand denen sich leicht nachverfolgen lässt, wie gut verschiedene Bereiche funktionieren.
„Wir haben eine Einrichtungslösung erhalten, die genau auf die Bedürfnisse und Tätigkeiten in unserem Unternehmen zugeschnitten ist. Wir sind uns sicher, dass wir mit dieser Lösung weiteres Wachstum erzielen können. Dies verleiht uns hohe Nachhaltigkeit – sowohl in Bezug auf unser Unternehmen als auch auf unsere Mitarbeiter. Außerdem wissen wir, dass wir in hohe Qualität investiert haben, da sich die von Kinnarps gelieferte Inneneinrichtung leicht pflegen und überholen lässt, um einen langen Lebenszyklus zu gewährleisten. Dies macht sie auch wirtschaftlich und ökologisch nachhaltig.“
Mit Textilien wurde in einem Großraumbüro ein Besprechungsraum geschaffen – eine effektive Möglichkeit zur flexiblen Raumoptimierung. Konferenzstuhl Fendo und Schirmwand Vibe mit Rollen und Whiteboard. Rechts befindet sich ein Pausenbereich. Der Sessel Fields mit hoher Rückenlehne lädt zum Beispiel zum Telefonieren ein. Tisch Hopper und Schirmwand Vibe mit Rollen und Whiteboard.
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