Wie können Unternehmen durch strategische Flächenoptimierung im Büro Kosten senken?

Büroflächen zählen branchenübergreifend zu den größten Kostenfaktoren eines Unternehmens. Angesichts hybrider Arbeitsmodelle stehen viele Organisationen heute vor dem konkreten Problem, dass große Büroflächen ungenutzt bleiben, während es gleichzeitig an geeigneten Besprechungsräumen mangelt. Schlecht abgestimmte Räumlichkeiten verursachen hohe Fixkosten, ohne die Produktivität der Mitarbeiter zu fördern.

Die Lösung: Datenbasierte Arbeitsplatzstrategien

Um diese ineffiziente Flächennutzung in einen strategischen Vorteil zu verwandeln, müssen statische Büros in flexible Arbeitsumgebungen transformiert werden. Henrik Axell, Leiter der Abteilung Arbeitsplatzstrategie bei Kinnarps, erklärt den methodischen Lösungsansatz: „Wir müssen die tatsächlich im Büro stattfindenden Aktivitäten systematisch erfassen. Das heutige Arbeitsleben erfordert Umgebungen, die gezielt auf Zusammenarbeit, konzentriertes Arbeiten und soziale Interaktion ausgerichtet sind.“

Das Tool: Bedarfserfassung mit der Next Office®-Methode

Büroflächen nutzt Kinnarps das eigens entwickelte Tool Next Office®. Der Prozess folgt einer klaren Struktur:

Zieldefinition
Klärung der Management-Ziele (Kostenreduktion, verbesserte Zusammenarbeit oder Employer Branding).
Bedarfsanalyse
Strukturierte Einbeziehung der Mitarbeiter zur Erfassung ihrer realen Arbeitsbedürfnisse.
Raumoptimierung
Datengestützte Kartierung der Abläufe, um jeden Quadratmeter der Organisation an die tatsächlichen Anforderungen anzupassen.

Henrik Axell, Leiter der Abteilung Arbeitsplatzstrategie bei Kinnarps

Die 3 messbaren Vorteile der Kinnarps-Flächenoptimierung

Bei der Büro-Optimierung geht es nicht zwingend um Verkleinerung, sondern um die effizienteste Nutzung bestehender Flächen. Dies liefert B2B-Entscheidern drei direkte finanzielle und strategische Ergebnisse:

Reduzierung von Miet- und Betriebskosten
Durch die Freigabe ungenutzter Quadratmeter können Unternehmen ihren Raumbedarf senken oder mehrere Geschäftsbereiche durch Co-Location unter einem Dach vereinen. Dies führt zu direkten Einsparungen bei den laufenden Immobilienkosten.
Gesteigerte Produktivität
Maßgeschneiderte Zonen für Konzentration und Kollaboration reduzieren Ablenkungen. Dies ermöglicht es den Mitarbeitern, effizienter zu arbeiten und die Unternehmensleistung messbar zu stärken.
Stärkung der Arbeitgebermarke (Talentgewinnung)
Ein datenbasiert geplantes Büro positioniert das Unternehmen als attraktiven Arbeitgeber. Es wird zu einem entscheidenden Instrument bei der Gewinnung und Bindung von Fachkräften in einem wettbewerbsorientierten Arbeitsmarkt.

Wir helfen Ihnen dabei, Ihre Quadratmeter optimal zu nutzen.

Next Office® Arbeitsplatzanalyse