Hybride Meetings

Hybride Besprechungen liegen im Trend. Doch wie schafft man eine inklusive Meetingkultur, wenn sich einige Menschen im Raum befinden und andere zugeschaltet sind? Wir sprachen mit zwei Expertinnen zu diesem Thema: Mia Holmlund von Kinnarps und Nina Rapp von Microsoft.

Die Pandemie hat vieles verändert – nicht zuletzt die Meetingkultur. Fast über Nacht wurde es normal, an Sitzungen aus der Ferne teilzunehmen. Teams, Zoom, Google Meet und eine Vielzahl anderer digitaler Tools waren plötzlich Standard. Werden wir immer so arbeiten? Aus der Ferne? Nie wieder pendeln, sich über den Kaffee beschweren und in der Morgenbesprechung gähnen?

Nein. Als die Pandemie vorbei war, stellte sich heraus, dass die Gerüchte über den Tod des Büros stark übertrieben waren. Manchmal müssen wir uns im wirklichen Leben sehen. Aber vielleicht nicht mehr so oft wie früher? An manchen Tagen ist es besser, von zu Hause aus zu arbeiten.

Und so wurde das Konzept der „hybriden Sitzungen” geboren. Dabei handelt es sich um Besprechungen, bei denen einige Teilnehmenden im Besprechungsraum anwesend sind und andere über Teams oder ein anderes Tool zugeschaltet werden. Hybride Sitzungen sind jedoch nicht unproblematisch. Wie kann man diejenigen einbeziehen, die digital teilnehmen? Wie führt man eine kreative und konstruktive Diskussion?

„Es sollte darauf geachtet werden, dass auch Personen, die nicht physisch anwesend sind, Blickkontakt aufnehmen können.”

Mia Holmlund, Kinnarps

Mia Holmlund ist bei Kinnarps für den Bürobereich zuständig. Sie betont, dass es am wichtigsten ist, dafür zu sorgen, dass sich alle Teilnehmenden sehen können.

„Man muss dafür sorgen, dass auch diejenigen, die nicht physisch anwesend sind, Augenkontakt aufnehmen können. Wir sprechen nicht nur mit der Stimme, sondern auch mit dem Körper, deshalb ist es sehr wichtig, dass sich alle Anwesenden sehen können”, sagt sie.

Jeder, der schon einmal an einem Hybrid-Meeting teilgenommen hat, kennt das. Jemand stellt einen Laptop an das kurze Ende des Tisches. Diejenigen, die digital teilnehmen, werden auf einem großen Bildschirm angezeigt, sehen aber eine kleine Gruppe von Köpfen entlang eines langen Tisches. Wer genau was sagt, ist sehr unklar. Die Diskussion findet hauptsächlich zwischen den Anwesenden statt – die digitalen Teilnehmer können sich nur schwer in das Gespräch einbringen.

Ideal ist eine U- oder V-förmige Tischplatte. So sitzen die Personen, die der Kamera am nächsten sind, am Rand und sind für alle im Raum sichtbar.

Die Bedeutung der richtigen Technologie

Aber es gibt ein paar einfache Tricks. Nina Rapp ist Business Area Manager für Modern Work bei Microsoft in Schweden. In ihrem Verantwortungsbereich liegen Microsofts Lösungen für den Arbeitsplatz, einschließlich Teams. Sie stimmt zu, dass die Einbeziehung digitaler Teilnehmer ein großes Problem ist.

Es müsse noch viel getan werden, um das Erlebnis hybrider Meetings zu verbessern. „Wir wissen, dass sich 43 Prozent aller Teilnehmer an hybriden Meetings nicht einbezogen fühlen”, sagt sie.

Laut Nina Rapp sollten Arbeitgeber sicherstellen, dass eine Sache funktioniert: Technologie! Das mag einfach klingen, wird aber von zu vielen Arbeitgebern übersehen – bis zu 90 Prozent der Besprechungsräume in der westlichen Welt sind nicht für die moderne Zusammenarbeit ausgestattet.

„Wenn man nicht gesehen und gehört wird, ist es sehr schwierig, alle einzubeziehen. Wir sprechen oft vom Konzept der ersten Reihe. Dabei werden die aus der Ferne zugeschalteten Teilnehmenden in die erste Reihe gesetzt, so dass sie sich auf gleicher Höhe mit den anderen im Raum und auf Augenhöhe mit denen auf der anderen Seite des Bildschirms befinden. So hat man das Gefühl, gemeinsam an einem Tisch zu sitzen – es gibt kein „wir und die”.“

„Wenn man nicht gesehen und gehört wird, ist es sehr schwierig, sich einzubringen. Wir sprechen viel vom Konzept der ersten Reihe”.

Nina Rapp, Microsoft

Mit einer Frontblende verbergen Sie Kabel und sorgen für ein aufgeräumtes Erscheinungsbild. Eine Frontplatte bietet zudem die Möglichkeit, das Firmenlogo anzuzeigen.

Innenarchitektur, die zu besseren Hybrid-Meetings beiträgt

Aber was dann? Wenn die Technik funktioniert, kann man sich dann entspannen? Mindestens genauso wichtig für ein gutes Hybrid-Meeting ist die Einrichtung des Besprechungsraums. „Vieles hängt von so einfachen Dingen wie der Form des Tisches ab”, sagt Mia Holmlund.

„Am besten ist eine U- oder V-förmige Tischplatte. Auf diese Weise sitzen die Teilnehmer, die der Kamera am nächsten sind, an den Rändern. So können sie aus der Ferne leichter Blickkontakt mit den Personen im Konferenzraum aufnehmen”, sagt Holmlund.

Und was ist der nächste Schritt, um die Einrichtung für hybride Besprechungen optimal zu gestalten?

„Es gibt viele Dinge, die berücksichtigt werden müssen. Das Licht zum Beispiel, welche Art von Schatten es auf die Teilnehmer am Tisch wirft. Wenn das Licht von hinten kommt, ist es schwierig, jemanden zu sehen. Und überlegen Sie, welche Art von Deckenleuchten Sie haben. Deckeneinbauleuchten sind gut, sie sorgen oft für eine ausreichende Allgemeinbeleuchtung.“

Sie fährt fort:

„Und welche Stühle haben Sie? Es ist wichtig, dass man sich leise um den Tisch bewegen kann, um Ablenkungen während der Besprechung zu minimieren. Stühle mit Rollen sind zu bevorzugen. Eine gute Akustik im Besprechungsraum ist für die Besprechung wichtig. Dies kann durch Wandabsorber und Polstermöbel erreicht werden. Achten Sie auch auf die Wände. Zu bunte Wände stören die Konzentration, sie sollten möglichst neutral sein.“

Nina Rapp von Microsoft stimmt zu, dass Möbel und Inneneinrichtung eine wichtige Rolle für erfolgreiche hybride Meetings spielen. „Mit der richtigen Form und Funktion der Möbel, zusammen mit der richtigen Technologie, haben wir große Fortschritte für ein gutes Meeting gemacht, sowohl für die Teilnehmenden im Raum als auch für die aus der Ferne.“

Aber es gibt noch eine andere Herausforderung. Selbst wenn man eine gute Technik und eine gut durchdachte Inneneinrichtung hat, muss man auch mit integrativen Arbeitsmethoden arbeiten und wissen, wie man die zur Verfügung stehenden Ressourcen nutzt. Wenn alles funktioniert, liegt die Messlatte hoch. Dann ist es an der Zeit, darüber zu sprechen, wie das Meeting abläuft und welche Meetingkultur integrativ ist. Vergessen Sie nicht die Menschen.