Besprechungsräume in modernen Büros
Welche Arten von Besprechungen braucht man (und möchte man)?
Zur Konzeption der idealen Besprechungsräume eines Unternehmens muss zunächst ermittelt werden, welche Arten von Besprechungen tatsächlich vorkommen und welche für künftige Besprechungen benötigt werden. Hierbei ist die Auslastung unterschiedlicher Räume, die Größe und Dauer der darin abgehaltenen Besprechungen und die erforderliche Konzentrationsstärke zu berücksichtigen. Entsprechen die bestehenden Räume den vorhandenen Bedürfnissen? Diese Informationen sind für den Gestaltungsprozess wertvoll und erleichtern es, maßgeschneiderte Besprechungsräume zur Unterstützung der Arbeitsweisen des jeweiligen Unternehmens zu schaffen. Durch ein tieferes Verständnis der Art und Weise der gewünschten Zusammenarbeit von Mitarbeitern und Teams sowie durch Erkenntnisse dazu, welche Besprechungsräume einen Mehrwert bieten, wird der Grundstein für eine effektive Optimierung der Büroräume eines Unternehmens gelegt.
12,9 %
Eine umfassende Umfrage des National Bureau of Economic Research weist nach, dass die Anzahl der Besprechungen von Büroangestellten nach der Pandemie um 12,9 % zugenommen hat. Die allgemeine Besprechungsdauer ist hingegen um 20,1 % gesunken.
Optimierte Nutzung der Büroflächen
Neben dem klassischen Konferenzraum benötigt man im modernen Büro noch mehrere andere Arten von Besprechungsräumen oder -bereichen. Ungezwungenere Besprechungen können idealerweise in offenen Räumen stattfinden, die durch Möbel mit hohen Rückenlehnen, Schirmwände, raumteilende Aufbewahrungslösungen oder von der Decke abgehängte Textilien unterteilt sind – Raum-in-Raum-Lösungen. Kurze Treffen zum Austausch von Neuigkeiten oder Ideen, Projekttreffen oder Arbeitsbesprechungen ohne vertraulichen Informationsaustausch sind einige Beispiele für Besprechungen, die sich gut in einem offenen Raum durchführen lassen, wenn die richtigen Inneneinrichtungen und technologischen Voraussetzungen gegeben sind.
Der Raum als Ganzes im Gegensatz zu getrennten Einzelräumen
Wenn man vom Raum in seiner Gesamtheit anstatt von Einzelräumen spricht, lässt sich leichter visualisieren, wie die Besprechungsräume des Büros flexibler gestaltet werden können, um neue Arbeitsweisen zu unterstützen. Wenn man zur Arbeit kommt, macht es viel mehr Spaß, seine Kolleg*innen zu sehen, als sich in abgetrennten Räumen zu verstecken. Offene Räume ermöglichen es außerdem den verschiedenen Abteilungen des Unternehmens, freier zu interagieren, was zu einer integrativeren Kultur am Arbeitsplatz beitragen kann. Sie bieten außerdem die Möglichkeit, Umgebungen in kürzester Zeit an schnelle Veränderungen im täglichen Betrieb anzupassen.
3 zu berücksichtigende ergonomische Faktoren
AKUSTIK. Die Akustik ist wichtig für die Konzentration und Produktivität der Teilnehmer. Harte Oberflächen, wie unverkleidete Wände, Glastrennwände, Schirmwände und Whiteboards, die häufig in Besprechungsräumen anzutreffen sind, schaffen eine unangenehme akustische Umgebung mit lauten Geräuschen und starkem Hall. Schallabsorber und Textilien sorgen hingegen für ein warmes Gefühl und tragen zu einer guten Umgebungsakustik bei.
FARBE. Die Wahl der Farbgebung sollte an die Art der Besprechung angepasst sein und nicht auf persönlichem Geschmack oder Trends beruhen. Unterschiedliche Farben regen zu verschiedenen Arten von Aktivitäten an und laden dazu ein. Gelbtöne regen die Kreativität an, während Blautöne einen beruhigenden Effekt haben. Die Besprechungsräume sollen sich nahtlos in das Gesamtdesign des Büros einfügen, können aber dennoch unterschiedliche Ausdrucksformen haben. Dazu versetzt man sich am besten selbst in die Stimmung, die in einem bestimmten Besprechungsraum kreiert werden soll.
LUFT UND LÜFTUNG. Besonders in kleineren fensterlosen Räumen ist eine gut funktionierende Klimaanlage unerlässlich, um nachlassende Konzentration und vorzeitige Ermüdung zu vermeiden.
In kreativen Besprechungen oder Brainstorming-Sitzungen ist es wichtig, sich in der Umgebung frei bewegen zu können, um seine Energie und das richtige Tempo beizubehalten. Höhenverstellbare Besprechungstische lassen sich einfach an die jeweiligen Bedürfnisse anpassen – ein hoher Tisch mit Barhockern ermöglicht den Teilnehmern ein aktiveres Verhalten – sie können sich sitzend oder stehend an den Diskussionen beteiligen.
Im modernen Büro trifft man zunehmend auf Eingangsbereiche, die mit einer Arbeitslounge kombiniert sind. Hier mischen sich Lounge-Gruppen, Projekttische und Schreibtische in verschiedenen Höhen mit einem einladenden Gefühl, sich auf eine Tasse Kaffee zu setzen, sich mit einem Kollegen auszutauschen oder eine Weile dort zu arbeiten.
Besprechungen, die möglichst kurz gehalten werden sollen, hält man am besten in Räumen ab, die z. B. mit höheren Tischen und Stühlen ausgestattet sind. Hier können die Teilnehmer selbst entscheiden, ob sie sitzen oder stehen wollen. Längere Besprechungen erfordern hingegen einen Raum, der mit komfortablen Konferenzstühlen eingerichtet ist.
Schaffung von Bereichen für unterschiedliche Konzentration
Bei der Gestaltung eines Büros ist es wichtig, die Lage der verschiedene Räume zueinander zu berücksichtigen. Arbeitsbereiche, die ein hohes Maß an Konzentration erfordern, müssen beispielsweise von belebten Bereichen getrennt werden, in denen viel Bewegung und Interaktion herrscht. Deshalb sollte man am besten so beginnen, dass man das Büro in unterschiedliche Bereiche aufteilt, z. B. in einen Aktivitätsbereich mit stärkerer Interaktion und Bewegung, einen Bereich für mittlere Konzentration, in dem man sich auf seine Arbeit konzentrieren, aber auch noch einige Gespräche führen kann, und einen Bereich für hohe Konzentration, in dem man vollkommen ungestört arbeiten kann. So kann jeder im Verlaufe des Arbeitstages optimal seine Arbeitsaufgaben erledigen.
„Die Gestaltung von Besprechungsräumen im Büro hängt von der Art der durchzuführenden Besprechungen und dem Grad der erforderlichen Konzentration ab. Dies bestimmt, ob sich der Besprechungsort in einem offenen oder geschlossenen Raum und in einem Aktivitätsbereich, einem Bereich für mittlere Konzentration oder einem Bereich für hohe Konzentration befinden muss.“
Technologie im Einklang mit der Innenarchitektur
Die Auswahl der richtigen Technologien bietet uns mehr Wahlmöglichkeiten, wenn es um unterschiedliche Arbeitsplätze und Arbeitsweisen geht – sogar innerhalb der physischen Räumlichkeiten eines Büros. Deshalb spielt der Bedarf an Technologien bei der Gestaltung der Besprechungsräume im Büro eine Rolle. Sollen alle Besprechungsräume die Möglichkeit zur digitalen Vernetzung mit Personen außerhalb des Büros bieten? Diese Vernetzung könnte zum Beispiel einen Mitarbeiter aus einem Satellitenbüro, einer Hotellounge oder einem Café, einen Zugreisenden oder einen Mitarbeiter im Homeoffice mit einbeziehen. Oder ist es für Ihr Unternehmen besser, funktionell orientierte Besprechungsräume für digitale und hybride Meetings einzurichten und gleichzeitig andere Räume für persönliche Treffen zu optimieren? Bevor man sein Büro umgestaltet, sollte man sich wirklich überlegen, welche Meetings im Unternehmen besser digital oder hybrid abgehalten werden – und bei welchen Meetings ein persönlicher Kontakt wichtig ist. Man sollte auch überprüfen, für welche Besprechungsräume eine Buchung möglich sein muss.
Inneneinrichtung zur Förderung spontaner Diskussionen und sozialer Kontakte
Obwohl sich die digitale Kommunikation kontinuierlich weiterentwickelt und verbessert, ist die physische Anwesenheit bei Besprechungen immer noch entscheidend zur Förderung einer starken Unternehmenskultur, zum Ausbau der Beziehungen und zur Motivierung der Mitarbeiter. Ungeachtet all unserer technologischen Fortschritte sind Menschen von Natur aus soziale Wesen und brauchen die Gemeinschaft anderer. Wenn man sich im Gespräch direkt gegenübersitzt, kann man die Körpersprache des anderen lesen. Außerdem erlebt man eine direkte Verbundenheit und Einfühlsamkeit mit dem Gegenüber – was bei virtuellen Treffen kaum realisierbar ist. Kleine Veränderungen unseres Gesichtsausdrucks, eine veränderte Stimmlage, Handbewegungen und unser Blickkontakt verstärken die Botschaft, die wir übermitteln wollen.
Jeden Tag finden an den Arbeitsplätzen spontane Meetings statt. Kollegen begegnen einander auf den Fluren oder an der Kaffeemaschine und besuchen sich gegenseitig an ihren Arbeitsplätzen, um Fragen zu stellen und Ideen auszutauschen. Diese spontanen Treffen sind nicht nur wichtig für die Beziehungen der Mitarbeiter untereinander, sondern sie verbessern auch die Zusammenarbeit und Lösungsfindung. Man sollte es den Mitarbeitern deshalb erleichtern, kurz anzuhalten und miteinander zu sprechen, indem man an ausgewählten Orten im Büro offene, bequeme und einladende Möbelarrangements zum Sitzen oder Stehen einrichtet. Man sollte überlegen, wie man die Mitarbeiter im jeweiligen Unternehmen dazu ermutigen kann, sich zum Gedankenaustausch zu treffen. Wichtig ist, dass sich dies anschließend auch im neuen Bürolayout widerspiegelt.
18 %
In einer Umfrage beantworteten 5.000 Büroangestellte Fragen darüber, welche Art von Besprechungen sie ihrer Meinung nach künftig im Büro haben werden. Die geschätzte Verteilung zeigt, dass spontane Meetings bis zu 18 % aller Besprechungen ausmachen werden. Dieses Ergebnis ist ein wichtiger Aspekt, der bei der Gestaltung des Büros der Zukunft berücksichtigt werden muss.
Es ist klar, dass inspirierende und funktional eingerichtete Besprechungsräume kreativere und effektivere Besprechungen begünstigen. Kinnarps möchte Räume schaffen, die so komfortabel, intuitiv und einladend sind, dass sie die Konzentration fördern und das Wohlbefinden während einer Besprechung verbessern. Umgebungen, die so gut geplant und funktionell durchdacht sind, dass sich die Nutzer auf ihren eigenen Kreativprozess konzentrieren und auf optimale Weise zusammenarbeiten können.
Benötigen Sie Hilfe bei der Gestaltung Ihrer Büroräume? Vielleicht wird es auch bei Ihnen Zeit für Veränderungen über die herkömmlichen Konferenzräume hinaus. Wie wäre es mit begeisternden innovativen Lösungen für Ihre Besprechungen?
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Quellen
https://www.nber.org/papers/w27612
Kinnarps (2020-2022). Next Office® Insight-Webumfrage.
