Referenz: Technisches Amt Mörbylånga

Der Weg zum aktivitätsbasierten Büro

Lange Zeit waren die Mitarbeitenden der technischen Abteilung der Gemeinde Mörbylånga auf sechs verschiedene Standorte verteilt. Die Entscheidung, alle unter einem Dach zu vereinen, markierte den Beginn einer großen Veränderung. Mithilfe der Arbeitsplatzanalyse Next Office® von Kinnarps konnte die Gemeinde ihre Bedürfnisse ermitteln, eine Arbeitsumgebung gestalten, die eine völlig neue Arbeitsweise unterstützt, und diese an ihre Anforderungen anpassen.

Von persönlichen Schreibtischen zu flexiblen Räumen

Früher hatte jeder Mitarbeitende einen eigenen festen Schreibtisch. Im neuen Büro wurde stattdessen eine aktivitätsbasierte Arbeitsweise eingeführt, bei der die Beschäftigten ihren Arbeitsplatz je nach Aufgabe und Bedarf wählen können. Das bedeutet eine Vielzahl von Umgebungen für unterschiedliche Arten von Arbeit – von konzentrierten Einzelaufgaben bis hin zu informellen Besprechungen und Zusammenarbeit. Diese Umstellung erforderte neue Routinen und eine gemeinsame Denkweise, eröffnete aber auch neue Möglichkeiten für mehr Flexibilität, Interaktion und ein stärkeres Zusammengehörigkeitsgefühl im Alltag.

​Stärkung der Gemeinschaft und der Produktivität

Das Ergebnis ist ein Büro, das sowohl die Produktivität als auch den Zusammenhalt innerhalb der Organisation fördert. Gespräche und Zusammenarbeit finden nun ganz natürlich zwischen früher voneinander getrennten Abteilungen statt. Die Nähe zu den Kolleginnen und Kollegen erleichtert kurze Rückfragen und hat zu einem Arbeitsalltag geführt, in dem Erfahrungen und Ideen spontaner ausgetauscht werden. Die vielfältigen Raumkonzepte ermöglichen es allen, die Umgebung zu wählen, die ihre Aufgaben am besten unterstützt.

Niclas Beermann, Leiter des technischen Verwaltungsbereichs der Gemeinde Mörbylånga, beschreibt es als eine Palette von Verbesserungen – von gesteigerter Produktivität bis zu mehr Wohlbefinden.

„Die Umgebung wirkt frisch und ansprechend, und es gibt völlig neue Möglichkeiten für Kontakte und Zusammenarbeit. Ich sehe jeden Tag Besprechungen, die vor der Umgestaltung niemals stattgefunden hätten. Die Menschen haben ein Gefühl der Zugehörigkeit entwickelt und die Chance, neue Freundschaften zu schließen.“

Die Arbeitsplatzanalyse legte den Grundstein

Während eines Inspirationsvortrags bei Kinnarps in Kalmar erkannte die Gemeinde Mörbylånga die Bedeutung einer gründlichen Vorarbeit. Daher entschied sie sich für die Arbeitsplatzanalyse Next Office® von Kinnarps, ein Tool, das tiefe Einblicke in die Bedürfnisse und Arbeitsweisen einer Organisation liefert. Henrik Axell, Arbeitsplatzstratege bei Kinnarps, leitete den Prozess.

Durch Next Office® erhielt die Leitung Unterstützung bei der Formulierung und Konkretisierung der Vision und Ziele der Organisation. Anschließend wurden die Mitarbeiter durch Workshops, Vorträge und Umfragen auf strukturierte und durchdachte Weise eingebunden, um Bedarfe zu erfassen und Beteiligung zu schaffen, berichtet er.

Datengestützte Grundlage für die Einrichtung

Die Analyse resultierte in einer Flächenplanung und einer umfassenden Entscheidungsgrundlage, die auf Fakten und Erkenntnissen sowohl von der Leitung als auch von den Mitarbeitern aufbaute. Das Ergebnis zeigte, wie die Flächen am besten genutzt werden konnten und welche Arten von Umgebungen benötigt wurden, um die neue aktivitätsbasierte Arbeitsweise zu unterstützen. Diese Grundlage bildete dann die Basis für den nächsten Schritt – die Planung und Gestaltung der finalen Einrichtungslösung.

Die Ergebnisse wurden in einer gemeinsamen Sitzung für Führungskräfte und Mitarbeitende vorgestellt. Laut Niclas Beermann war dies ein wichtiger Schritt, der während des gesamten Prozesses Verständnis und Engagement schuf.

„Wir erhielten ein klares Bild davon, was uns erwartet und wie die neuen Umgebungen aussehen würden. Das schuf ein Gefühl der Sicherheit und trug dazu bei, dass sich alle auf die Veränderung vorbereitet fühlten.“

Ein erfolgreicher Prozess

Zwar schätzen die Mitarbeitenden heute ihre neue Arbeitsumgebung, in der Anfangsphase des Projekts gab es jedoch Fragen und eine gewisse Skepsis – eine natürliche Reaktion auf große Veränderungen. Niclas Beermann betont, wie wichtig es ist, diesen Prozess zu respektieren.

„Auch wenn man als Führungskraft eine klare und positive Sicht auf die Ziele und die Vision des Projekts hat, muss man bedenken, dass nicht jeder das genauso sieht“, erklärt er.

Er ist überzeugt, dass die Arbeitsplatzanalyse entscheidend für den Erfolg des Projekts war.

„Die Analyse hat mir eine völlig neue Möglichkeit eröffnet, den Mitarbeitern auf strukturierte Weise zuzuhören. Durch die Einbeziehung aller Beteiligten entwickelten diese ein stärkeres Gefühl der Eigenverantwortung, und ich gewann ihre Unterstützung während des gesamten Veränderungsprozesses.“