Man sollte einmal alle (vermeintlichen) Tatsachen über tätigkeitsbasierte Büros außer Acht lassen
Bei Investitionen in die Weiterentwicklung der Arbeitsumgebung und intelligente Büros, gilt das Activity Based Office zumeist als erste Wahl. Inzwischen gibt es jedoch auch kritische Stimmen. Ist Activity Based Working, sind offene Bürolandschaften denn wirklich so gut?
„Ja! Aber es besteht Unklarheit darüber, was ein Activity Based Office eigentlich ist. Viele Unternehmen glauben, bereits activity based zu arbeiten, was jedoch nicht der Fall ist – und dann ist es keine Überraschung, wenn es nicht funktioniert", meint Axell.
Der Reihe nach:
Der Begriff „Activity Based Working“ (tätigkeitsbasiertes Arbeiten) wurde vor über zwanzig Jahren durch den niederländischen Unternehmensberater Eric Veldhoen geprägt. Er wollte ein Büro entwickeln, das der tatsächlichen Arbeitsweise der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter entsprach, anstatt diese zu zwingen, sich an die traditionell eingerichtete Büroumgebung anzupassen. Die Grundlage von Activity Based Working war also die Arbeitsorganisation – kein standardisiertes Einrichtungskonzept.
Die rasante technologische Entwicklung zu Beginn des 21. Jahrhunderts führte zu einem Paradigmenwechsel. Plötzlich war es möglich, überall zu arbeiten. Heute ist Arbeit kein Ort mehr, zu dem man geht, sondern Arbeit ist das, was man leistet. Die Idee des Activity Based Working passt perfekt zu dieser Entwicklung.
„Wie bei neuen Trends üblich, hängen sich viele Menschen daran und entwickeln eigene Konzepte. Es gibt also unterschiedliche Interpretationen, was Activity Based Working eigentlich bedeutet. Und einige Konzepte entsprechen in keiner Weise der zugrunde liegenden Idee, nämlich Bürogestaltung als räumliche Übersetzung der Arbeitsweise. Natürlich kann man in diesen Fällen schnell unbefriedigende Ergebnisse erzielen. Desk-Sharing und Flexi-Büros sind zwei klassische Beispiele“, sagt Axell.
DAS IST NICHT ACTIVITY BASED WORKING:
Desksharing
Dabei geht man lediglich von den Mitarbeiterzahlen aus, mit dem Ziel, die Bürofläche auf ein Minimum zu beschränken. In der Regel wird eine bestimmte Anzahl von klassischen Arbeitsplätzen in einem Großraumbüro angeboten, die die Beschäftigten gemeinsam nutzen sollen, und zwar ohne Alternativen. Das kann zu Stress führen. Außerdem sind die Probleme durch Störfaktoren in einem Großraumbüro hinlänglich bekannt.
Flexi-Büros
In so genannten Flexi-Büros haben Mitarbeiter keinen festen Arbeitsplatz. Es werden ebenfalls weniger klassische Arbeitsplätze zur Verfügung gestellt. Die eingesparte Fläche wird häufig genutzt, um Besprechungsräume, Lounge-Bereiche oder Ähnliches zu schaffen. Flexi-Büros werden häufig für Activity Based Offices gehalten, da unterschiedliche Arbeitsbereiche vorhanden sind. Jedoch entsprechen diese zumeist nicht den Aufgaben und Prozessen in dem Unternehmen, so dass kein positiver Effekt entstehen kann. Im Gegenteil: Oft führt dies zu Stress und Unzufriedenheit.
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KINNARPS NEXT OFFICE®
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Das neue Büro – wie man es braucht
Eine der wesentlichen Voraussetzungen für eine erfolgreiche Implementierung von Activity Based Working besteht darin, dass das Unternehmen für eine solche Arbeitsweise bereit ist. Das ist nicht immer der Fall.
„Meistens hängt es von der Unternehmenskultur ab. In den Niederlanden und in den nordischen Ländern hat Activity Based Working schnell Einzug gehalten, während sich die Entwicklung in anderen Teilen Europas etwas langsamer vollzieht. Das liegt vermutlich daran, dass wir in den nordischen Ländern flache Hierarchien haben und sich die Veränderung reibungsloser umsetzen lässt. Letztlich ist jedoch immer die Kultur im jeweiligen Unternehmen der ausschlaggebende Aspekt. Wenn in einem Unternehmen hohe Eigenverantwortung gelebt wird, ist Activity Based Working immer eine interessante Option", sagt Henrik Axell, Concept Manager bei Kinnarps.
Office of the Future – Das Büro der Zukunft
Unternehmen und Menschen lassen sich nicht in standardisierte Konzepte pressen. Stattdessen muss man zum Ursprung zurückkehren: zu den Arbeitsweisen und den damit verbundenen Bedarfen. Aus diesem Grund hat Kinnarps Next Office entwickelt. Einen Prozess, dessen Ziel es ist, die optimale Büroumgebung für das jeweilige Unternehmen zu erschaffen. Next Office ist der Weg zum nächsten Büro. Er besteht aus sechs Schritten. Zunächst erfolgt eine gründliche Analyse der Unternehmensprozesse und der Arbeitsweise der Beschäftigten.
„Der Schlüssel zum Erfolg liegt darin, seine Hausaufgaben zu erledigen. Die Schritte 1 bis 3 bilden die Analysephase. Die Schritte 4 bis 6 bilden die Umsetzungsphase, in der wir eine Lösung entwickeln, die zum jeweiligen Unternehmen passt", erläutert Axell.
Ergonomische Arbeitsplätze
Die Analyse bildet die Grundlage für die Bürogestaltung. Alles beruht auf der Arbeitsweise der Beschäftigten und darauf, was sie dafür benötigen. Wenn sie viel telefonieren, sollte es viel Raum geben, an den man sich für persönliche Gespräche zurückziehen kann. Wenn viel in Projekten gearbeitet wird, sollte es viele flexible Projektbereiche geben. Es geht um einen erweiterten Ergonomiebegriff, über die klassische Arbeitsplatzergonomie hinaus. Mehr als Möbel, die sich problemlos für unterschiedliche Benutzer einstellen lassen, sondern vielmehr die Gestaltung einer kreativen Umgebung mit einer guten Raumakustik und viel Freiheit für das Individuum.
Denn Next Office basiert auf Motivation und Beteiligung – der Führungskräfte und der Mitarbeiter. Jeder wird in den Prozess einbezogen, die Informationen werden in Workshops, Seminaren und über Online-Fragebögen zusammengetragen.
Next Office basiert auf der individuellen Arbeitsorganisation und eignet sich gleichermaßen für Behörden und Unternehmen. Denn die physische Arbeitsumgebung folgt der Arbeitsweise.
Bessere Zusammenarbeit in einer kreativen und motivierenden Büroumgebung.
Optimierte Flächeneffizienz.
Das Arbeitsumfeld unterstützt unterschiedliche Persönlichkeiten und Arbeitsweisen – im Team und einzeln.
Das Büro wird für das Unternehmen maßgeschneidert und fördert Produktivität und Prozesse.
Weniger Stress infolge der Möglichkeit, den geeigneten Ort für die jeweilige Tätigkeit frei wählen zu können. Ergonomische Produkte fördern darüber hinaus die Gesundheit der Mitarbeiter.
Attraktive Arbeitsumgebungen, bei denen die Beschäftigten im Mittelpunkt stehen, stärken die Arbeitgebermarke und das generelle Image des Unternehmens.
MEGATRENDS
– IM EIGENEN BÜRO
1.
Zum ersten Mal arbeiten vier Generationen Seite an Seite. Auch das muss bei der Bürogestaltung berücksichtigt werden.
2.
Nachhaltigkeit wird gegenüber Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern als auch gegenüber Kunden ein immer wichtigeres Argument.
3.
WLAN istan allen Arbeitsplätzen ein Muss – nicht nur im Büro.
4.
Projektarbeit verbreitet sich immer mehr.
5.
Die Beschäftigten möchten mehr Einfluss auf ihren Arbeitsplatz besitzen – wo sie arbeiten und wie sie arbeiten.
6.
Die neue Mobilität bedeutet, dass Unterbrechungen und Ablenkungen in zunehmendem Maße ein Problem bei der Arbeit darstellen. Daher muss die Arbeitsumgebung gewährleisten, dass die Beschäftigten bei Bedarf in Ruhe und konzentriert arbeiten können.
