Konzentration und Abwechslung
Pro und Contra offene Bürostruktur
Etwas geht verloren, wenn Zellenbüros den Platz für eine neue, offene Arbeitswelt räumen müssen. Denn ein Arbeitsumfeld zu schaffen, in denen die Beschäftigten nicht ständig gestört werden, wird zu einer der größten Herausforderungen. Die Idee des Open Space schien genial einfach zu sein und jeder würde zukünftig profitieren: Kreative Mitarbeiter können ungehindert Gedanken und Ideen austauschen, Manager können ihre Mitarbeiter im Auge behalten und die Controller eines Unternehmens wären auch zufrieden, da auf derselben Fläche mehr Beschäftigte tätig sein könnten.
Die Sache hatte jedoch den einen oder anderen Haken:
- Einigen Menschen fällt es schwer, sich voll und ganz auf ihre Arbeitsvorgaben zu konzentrieren, wenn sie ihre Kollegen sprechen hören.
- Einige Aufgaben erfordern völlige Konzentration.
Heute ist nicht mehr das Wissen der wichtigste Faktor. Vielmehr geht es darum, scheinbar unterschiedliche Ideen zu verstehen und mit neuen Konzepten und Lösungen zu verknüpfen, die schließlich den Unterschied ausmachen. Zwar werden Dialog, Erfahrungsaustausch und Meetings auch weiterhin eine wichtige Rolle spielen. Aber Konzentration und ein Arbeitsumfeld, in dem man in Ruhe tätig sein kann, gewinnen zunehmend an Bedeutung. Heute wird es immer schwieriger, Zeit und Raum für ungestörtes Arbeiten zu finden. Die Kaffeemaschine blubbert, der Drucker dröhnt, die Türen zu den Toiletten fallen auf und zu, ein Telefon klingelt laut vor sich hin und jemand erzählt unüberhörbar von der Grillparty am vergangenen Wochenende.
„Mitarbeiter wollen sich entweder auf eine Aufgabe konzentrieren oder sich zum gemeinsamen Austausch mit anderen treffen. Die Akustik ist und bleibt ein wichtiges Unterscheidungsmerkmal für die beiden Arbeitsweisen. Außerdem ist es wichtig, eine Kultur des „Bitte nicht Störens“ zu kreieren, um das Bedürfnis eines jeden nach Privatsphäre und Konzentration stärker zu respektieren.“
Den Flow erreichen
Dem renommierten ungarischen Psychologie-Professor Mihaly Csikszentmihalyi zufolge sollte jeder Arbeitgeber bestrebt sein, seine Beschäftigten auf dem Weg in einen so genannten „Flow“ zu unterstützen. In diesem Zustand tauchen sie völlig in ihre Aktivitäten ein und geben sich ihnen voll und ganz hin, sodass Probleme gelöst werden und innovative Ideen entspringen können. Voraussetzung hierfür ist für die meisten Menschen jedoch ein gewisses Maß an Ruhe und Ungestörtheit bei der Arbeit sowie ausreichend Struktur und klare Ziele. Dabei geht es um die Schaffung einer Ausgewogenheit von Konzentration und Kreativität. Produktivität, Motivation und das Gefühl, seine Arbeit gut zu machen, leiden unter zu viel Unruhe. Die meisten Menschen gehen morgens zur Arbeit und wollen dort ihr Bestes geben. Studien zeigen nun, dass ein Großteil unseres Glücklichseins von dem Gefühl kommt, einen guten Job getan zu haben – einen Job, der als sinnvoll empfunden wird und bei dem man sieht, dass die Anstrengung zu einem positiven Ergebnis führt. Schleicht sich hingegen am Ende eines Arbeitstages zunehmend das Gefühl ein, dass wir unsere eigenen Erwartungen und die unserer Mitmenschen nicht erfüllen, wirkt sich dies negativ auf die Arbeitswilligkeit und Motivation aus.
Gleichwohl kann es für den Einzelnen schwierig sein, Einfluss auf das physische Arbeitsumfeld zu nehmen. Einige versuchen, sich durch Musikhören über Kopfhörer oder den Einsatz von Ohrstöpseln ihren eigenen Raum zu schaffen. Damit zeigen sie den Mitarbeitern und Kollegen auch, dass sie in Ruhe gelassen werden wollen. Wenn Arbeitgeber es nicht riskieren wollen, dass ihre Beschäftigten außerhalb des Büros Zuflucht suchen oder sogar ganz den Arbeitgeber wechseln, müssen sie sich Gedanken über die Gestaltung des Büros der Zukunft machen.
Büros sollten die Produktivität und das Wohlbefinden fördern sowie den Bedürfnissen der Mehrheit entsprechen. Es ist entscheidend, Arbeitsplätze zu schaffen, an denen sich die Mitarbeiter konzentrieren können, um einerseits effizient arbeiten zu können, andererseits aber auch Teil einer kreativen Gemeinschaft zu sein. Dabei sind die Bedürfnisse extrovertierter und introvertierter Menschen gleichermaßen zu berücksichtigen. Man erreicht dies, indem man unterschiedliche Arbeitsumgebungen schafft, die Raum für verschiedene Arten von Konzentration und Ablenkung bieten.
Individuelle Lösung
„Häufig klagen unsere Kunden darüber, dass sie aufgrund ihres Bürokonzepts nicht produktiv sein können. Dies ist häufig auf die fehlenden ruhigen Bereiche zurückzuführen. Solche ruhigen Räume zu schaffen und zu schützen, hat für uns bei der Neu- oder Umgestaltung von Büros den höchsten Stellenwert“
Im Rahmen unseres Kinnarps Next Office®-Konzepts entwickeln wir individuelle, ganzheitliche Lösungen zur Unterstützung unserer Kunden bei der Neu- und Umgestaltung ihrer Büros. Ausgangspunkt ist dabei der jeweilige Kunde und sein Unternehmen. Zuerst widmen wir uns den derzeitigen Arbeitsmethoden und untersuchen, was sich der Kunde für die Zukunft vorstellt. Anschließend beginnt der Weg zur Schaffung eines neuen, individuellen Büros mit unverwechselbarem Charakter. Wir steuern den gesamten Prozessablauf, von Konzeption und Inspiration bis hin zu Umsetzung und Follow-up.
Für Kinnarps ist es entscheidend, selbst zu praktizieren, was wir anderen anbieten – deshalb haben wir uns entschlossen, unser Next-Office-Konzept auch in unserer Kombination aus Arbeitsbüro und Showroom in unserem Hauptsitz in Kinnarp zu implementieren. Henrik Axell, Next Office Concept Manager in Schweden, hatte großen Anteil an der Schaffung dieser tätigkeitsbasierten Büroumgebung. Bereits frühzeitig wurden Leitung und Mitarbeiter in den Prozess einbezogen und ihre Ideen und Ansichten erfasst. „Wenn das Management an Bord ist, lassen sich neue Gedanken und Ideen einfacher in die Organisation einführen. Und ist einmal das Management mit dabei, muss man noch die Mitarbeiter beteiligen – alle Sichtweisen sind für uns von Wert“, erklärt Henrik Axell.
Um die Vorteile eines Großraumbüros mit Räumen zu kombinieren, in denen sich die Mitarbeiter konzentrieren können, unterteilten wir das Büro in drei Bereiche mit unterschiedlichen Konzentrationsniveaus: Geringe, mittlere und hohe Konzentration.
Kinnarps Headquarter
Der heutige Hauptsitz von Kinnarps, eine Kombination aus Büros und Showroom, ist nur einen Steinwurf von jenem Standort entfernt, an dem das Unternehmen vor mehr als 75 Jahren gegründet wurde. Das Büro zeichnet sich durch Kreativität aus und ist ein gutes Beispiel dafür, wie man sich auf Nachhaltigkeit, Wohlbefinden und Ergonomie konzentriert. Hier wird ein tätigkeitsbasierter Arbeitsplatz mit einem einzigartigen Ausstellungsraum für Produkte und Konzepte des Unternehmens für die Besucher aus aller Welt kombiniert.
Hohe Konzentration
Räume für hohe Konzentration sind für ungestörtes konzentriertes Arbeiten vorgesehen. Dazu können große und kleine schalldichte Besprechungsräume gehören, die gewährleisten, dass man die Gespräche von außen nicht hört. Weitere wichtige Ergänzungen zu den schalldichten Besprechungsräumen sind die Bibliothek und Einzelarbeitsplätze für hoch konzentriertes Arbeiten. Diese Bereiche eignen sich perfekt, wenn man volle Konzentration bei der Arbeit braucht, wie beim Lesen oder Schreiben.
Mittlere Konzentration
Bereiche für mittlere Konzentration sind für alle vorgesehen, die mit einer gewissen Konzentration, jedoch nicht in einer stillen oder abgeschlossenen Umgebung an einer Aufgabe arbeiten wollen. Eine elegante Lösung für dieses Konzentrationsniveau ist ein „Raum im Raum“. Ein solcher lässt sich leicht durch den Einsatz schallabsorbierender Screens gestalten. Arbeiten mit mittlerem Konzentrationsniveau lassen sich perfekt an Gruppenarbeitsplätzen oder in Kreativräumen durchführen. Dies sind Bereiche, die sich gut für spontane Besprechungen, Informationsbesprechungen und Workshops eignen. Dabei ist es wichtig, dass das Innenraumkonzept Produktivität und Kreativität fördert.
Niedrige Konzentration
Eine Reihe an Räumen für das Arbeiten bei niedriger Konzentration sind ebenfalls vorhanden. Beispiele dafür sind die Lounge und die Homebase – zwei Bereiche, in denen Unterhaltungen und weitere Geräusche zu erwarten sind. Hier kann man seine E-Mails durchgehen oder eine spontane Besprechung mit vorbei laufenden Kollegen abhalten. Außer diesen Bereichen gibt es noch einen offenen Raum mit Einzelarbeitsplätzen. Diese Arbeitsplätze sind mit allem ausgerüstet, was man benötigt, um längere Zeit an einer Aufgabe zu arbeiten. Die Cafeteria oder Kantine kann zwar ebenfalls für Arbeiten mit niedriger Konzentration genutzt werden, dient aber in der Regel zur Erholung in den Pausen.
Bereichsfestlegung und Regeln
Damit die Konzentrationsbereiche auch wirklich funktionieren, müssen sie möglichst so voneinander abgeschirmt sein, dass die Geräusche aus der Lounge nicht die Mitarbeiter stören, die in den Bereichen hoher Konzentration arbeiten. Schallabsorbierende Deckensegel oder Stellwände trennen die einzelnen Bereiche voneinander. Sichtblenden können in Bereichen mit hoher Konzentration ebenfalls eingesetzt werden, um für zusätzliche Schallabsorption zu sorgen.
Dennoch ist Schallabsorption nur einer der Aspekte für Konzentrationsbereiche. Genau so wichtig ist es, Regeln für den Geräuschpegel im Büro aufzustellen. Es muss einen gemeinsamen Standpunkt dafür geben, was in jedem Bereich erlaubt ist. Je klarer die Regeln sind, umso leichter ist es, eine höchst produktive, angenehme Büroumgebung zu schaffen.
„Regeln sind ein wichtiger Bestandteil der Lösung. Sie helfen den Mitarbeitern dabei, ein besseres Verständnis der Prinzipien und Handlungsweisen im Büro zu entwickeln und neue Gewohnheiten zu formen. Ein etablierter Satz an Verhaltensregeln trägt zu einem gut funktionierenden Büro und zufriedenen Mitarbeitern bei“, erläutert Henrik Axell.
Gegenseitiger Respekt
Wir respektieren uns gegenseitig sowie die am Arbeitsplatz festgestellten Unterschiede. Dies gilt auch für unsere Besucher.
Ordnung und Sauberkeit
Bei uns gilt eine Clean-Desk-Richtlinie: Wir räumen unsere Sachen am Ende des Arbeitstags immer weg und verstauen sie in einem persönlichen Aufbewahrungsmodul, bis wir sie wieder benötigen.
Ruhe und Ungestörtheit bei der Arbeit
Wenn wir für eine Arbeitsaufgabe volle Konzentration brauchen, suchen wir einen Bereich für hohe Konzentration auf. Hier vermeiden wir laute Telefongespräche und spontane Besprechungen. Ist die Tür eines schalldichten Raums geschlossen, dürfen wir die Ruhe und Ungestörtheit in diesem Raum nicht stören.
Geräuschpegel
Wenn wir Musik oder eine Radiosendung hören möchten, nutzen wir dazu ein Headset oder Kopfhörer. Außerdem denken wir daran, dass längere Telefongespräche besser in einer abgeschlossenen Umgebung durchgeführt werden, als neben einem Kollegen, der sich auf seine Arbeit konzentriert.
Neue Eindrücke und Ideen
Für mehr Mobilität im Büro und zur Förderung unterschiedlicher spontaner Begegnungen wählen wir an jedem Arbeitstag einen anderen Arbeitsplatz. Ein Arbeitsplatz darf nur für maximal zwei Stunden reserviert werden. Wird er dann nicht belegt, wird er für die anderen frei.
