Der rasante technologische Fortschritt hat nicht nur Auswirkungen auf unsere Arbeitsorganisation – er hat auch neue Formen der Kommunikation mit sich gebracht. Die Anzahl der Meetings, zu denen die Teilnehmer persönlich anreisen, nimmt mehr und mehr ab. Stattdessen setzt man immer häufiger Videokonferenzen ein.

Doch schon bald wird es auch bei Videokonferenzen eine ganz neue Dimension geben. Denn mit Virtual Reality ist es möglich, Personen und Umgebungen so zu erleben, als sei man tatsächlich vor Ort. Auf lange Sicht wird es möglich sein, Meetings in einer beliebigen Umgebung abzuhalten – in einem virtuellen Abbild des Tagungsraums oder der Produktionshalle des Unternehmens oder in der beeindruckenden Umgebung einer paradiesischen Insel ... der Fantasie sind keine Grenzen gesetzt.

Natürlich wird es auch in Zukunft persönliche Meetings geben. Die Digitalisierung unterstützt jedoch in diesem Fall nachhaltiges Handeln und erlaubt die Möglichkeit, den durch Fernreisen verursachten CO²-Ausstoß zu vermindern. Zudem sind Videokonferenzen kostenwirksam, da Geld und Zeit gespart werden. Die Konferenzräume der Zukunft müssen technisch entsprechend ausgestattet sein – und diese Technik wird vorzugsweise in die Möbel integriert, vor allem in die Konferenztische. 

Heute ist es üblich, gleichzeitig in unterschiedlichen Teams und an unterschiedlichen Projekten zu arbeiten. Das bedeutet auch, dass kurze Besprechungen zu einem integralen Bestandteil des Arbeitsalltags werden. Die kurzen Besprechungen haben unterschiedliche räumliche und technologische Anforderungen und benötigen flexible Lösungen. Einzeltische und Benches müssen sich ganz einfach in eine Besprechungssituation und wieder zurück konfigurieren lassen.

Darüber hinaus werden geeignete Umgebungen, Besprechungsräume oder andere Lösungen, für spontane und/oder informelle Meetings benötigt. Das Büro muss hierfür unterschiedliche Rückzugsmöglichkeiten bereitstellen, auch damit die Kolleginnen und Kollegen nicht gestört werden. Und die Arbeitsmittel müssen flexibel adaptierbar sein. Tische, Stühle und Loungemöbel müssen intuitiv zu handhaben, anpassbar und ergonomisch sein.

Räume für geplante Meetings sollte es für unterschiedliche Kapazitäten geben: kleine Besprechungszimmer für vier bis sechs Personen und größere Räumlichkeiten für sechs Personen und mehr. Für Vorstandssitzungen und die klassische Besprechung ist nach wie vor ein entsprechender Konferenzraum mit einem gut ausgestatteten Konferenztisch notwendig. Darüber hinaus sollte der Raum mit ergonomischen und komfortablen Konferenzstühlen ausgestattet sein. Gute Stühle, auf denen man bequem sitzt, beugen Rückenschmerzen und Müdigkeit vor und fördern die Aufmerksamkeit der Teilnehmer. 

Das agile Büro fördert Zusammenarbeit und Kommunikation. Damit formelle und informelle Besprechungen erfolgreich ablaufen und andere nicht gestört werden, muss es Regeln geben. Schon bei der Büroplanung und im angeschlossenen Change-Prozess sollte gemeinsam entschieden werden, wo und wann Meetings abgehalten werden dürfen. Das gilt insbesondere für spontane Meetings. Eine Mitarbeiterin möchte beispielsweise spontan ein paar Dinge mit einer Kollegin besprechen: Hier sollte sie, anstatt gleich mit dem Thema zu beginnen, zunächst um ein Meeting an einem der dafür vorgesehenen Plätze bitten.   Darüber hinaus lohnt die Investition in ein Raumbuchungssystem, da es eine effiziente Planung und weniger Missverständnisse gewährleistet.  

Ein gutes Beispiel für einen flexiblen Konferenztisch: Nexus Meeting.

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