Ein Büro in meiner Wohnung - Tipps und Tricks für den Arbeitsplatz zu Hause
Aufgrund der enormen Herausforderungen der Corona-Pandemie haben viele Unternehmen freiwillige oder verbindliche Richtlinien für die Arbeit von zu Hause aus eingeführt. Nach jetzt vielen Monaten im Home Office, für die meisten zum ersten Mal in Vollzeit, steigen die Anforderungen an das Umfeld, in dem gearbeitet wird. Hier gibt es nützliche Tipps und Ideen, die dabei helfen können, die Produktivität zu Hause zu verbessern und das Wohlbefinden zu fördern.
Arbeit ab und an von zu Hause hat es schon immer gegeben, aber für viele fühlt sich das Home Office wie eine ganz neue Welt an. Den Büroalltag durch Online-Arbeit und -Kommunikation zu ersetzen, ist eine Herausforderung, sowohl im Hinblick auf die Bereitstellung der entsprechenden technischen Einrichtung, als auch in der Kommunikation mit dem Team.
Wie lässt sich die Situation verbessern, damit das so genannten "Remote Working" auch langfristig Erfolg hat?
ARBEITEN VON ZU HAUSE ODER ARBEITEN AUS DER FERNE?
Arbeiten von zu Hause aus bedeutet in den eigenen vier Wänden, also im Home Office zu arbeiten, während Remote-Arbeit noch weiter gefasst ist. Hier kann ein Arbeitnehmer seine Tätigkeiten an einen anderen Ort verlegen, der vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellt wird: ein Büro, ein Lieblingscafé, ein Coworking-Space oder eine Bibliothek. Ein angenehmer Vorteil für Büroangestellte im Vergleich zu anderen Berufsgruppen wie z.B. Ärzte, Kassierer oder Krankenschwestern.
In dem Kinnarps Next Office Insights Report helfen wir unseren Kunden dabei, ihren Arbeitsplatz und ihr Arbeitsverhalten zu analysieren. Wir haben über 200 Analysen in ganz Europa durchgeführt und beobachten, dass die Mitarbeitenden nach eigenen Schätzungen 15% außerhalb des Büros arbeiten. Laut Eurostat lag der Prozentsatz der Erwerbstätigen im Alter von 15 bis 64 Jahren in der Europäischen Union (EU), die gewöhnlich von zu Hause aus arbeiten, im Jahr 2017 bei 5,0%. Der Prozentsatz der Erwerbstätigen in der EU, die gelegentlich von zu Hause aus arbeiten, ist im Laufe der Jahre stetig gestiegen, von 7,7% im Jahr 2008 auf 9,6% im Jahr 2017, wobei die Zahl im Jahr 2017 gegenüber 2016 (9,8%) leicht gesunken ist.
Für den Einzelnen
- Viele Menschen neigen dazu, im Home Office mehr zu arbeiten als im Büro, da es keinen klaren Anfang und kein klares Ende des Tages gibt. Das Fehlen eines festen Zeitplans - der ansonsten durch den Arbeitsweg gegeben ist - kann den Tag sowohl endlos als auch formlos erscheinen lassen. Sie sollten sicherstellen, dass Sie einer täglichen Routine folgen.
- Wenn Sie von zu Hause aus arbeiten, sollten Sie mit geradem Rücken sitzen, sich viel bewegen und strecken, regelmäßige Pausen vom Schreibtisch einlegen und versuchen, etwas Sonnenlicht zu erhaschen. Gehen Sie auf die Terrasse oder in den Garten, stellen Sie sich an ein Fenster oder machen Sie einen Spaziergang um das Haus oder in einen nahe gelegenen Park. Sonnenlicht spielt eine wichtige Rolle bei der Regulierung unserer zirkadianen Rhythmen (biologische Tagesrhytmen) und ermöglicht es uns, zwischen den verschiedenen Tageszeiten zu unterscheiden.
- Treiben Sie Sport. Es gibt viele Übungen, die Sie zu Hause durchführen können und spezielle YouTube-Kanäle, Websites und andere Anleitungen für ein Training. Wählen Sie aus dem großen Angebot das aus, das Ihren Bedürfnissen am besten entspricht. Bewegung ist ein wichtiges tägliches Bedürfnis; sie hebt nicht nur Ihre Stimmung, sondern steigert auch Ihre Leistungsfähigkeit.
- Für die Aufgaben mit hohem Konzentrationsbedarf ist es wichtig, Zeit einzuplanen und einen Raum vorzuhalten. Stellen Sie Ihr Handy auf "Nicht stören” oder in den Flugmodus. Informieren Sie Ihre Kollegen über diese Konzentrationszeit, z.B. über den gemeinsamen Kalender.
- Nehmen Sie sich 5 bis 10 Minuten Zeit für sich oder etwas, das Sie glücklich macht oder aufmuntert. Sie können dies auch als Belohnung betrachten, nachdem Sie eine Aufgabe erledigt haben.
FÜR FÜHRUNGSKRÄFTE
- Ein Manager muss seine Mitarbeiter kennen und wissen, welche Aufgaben in einer bestimmten Funktion von zu Hause aus erledigt werden können.
- Es ist sehr wichtig, Vertrauen zwischen dem Arbeitnehmer und dem Arbeitgeber aufzubauen, aber dieses Vertrauen entsteht nicht einfach so. Man kann jemandem nur dann vertrauen, wenn man weiß, was er tut, welche Art von Aufgaben sein Job beinhaltet, welche Fristen er hat, welche Fähigkeiten er hat, wie anfällig er dafür ist, Fristen zu versäumen, und wie leicht oder schwer es für ihn ist, um Hilfe zu bitten. Um all dies zu wissen, muss man die andere Person kennen.
- Als Führungskraft müssen Sie sich des Prinzips bewusst sein, dass die Arbeit von zu Hause aus kein Vorteil ist. Die Arbeit von zu Hause aus ist eine Chance. Eine Gelegenheit, die gleiche Arbeit mit der gleichen Leistung an einem anderen Ort zu vollenden. Wir alle wissen, dass es manchen Mitarbeitern schwerfällt, kontinuierlich zu arbeiten, selbst im Büro. Wir sagen es Ihnen nur ungern, aber in Anbetracht dessen hängt die Effizienz nicht vom Standort, sondern von der eigenen Motivation ab.
- Setzen Sie Technologie klug ein. Es gibt Zeiten, in denen sich E-Mail, Videokonferenzen und Telefone als nicht ausreichend oder als zu viel erweisen. Wie bereits erwähnt, sollten Sie mit Ihrem Team Vertrauen aufbauen und bedenken, dass die eingesetzten Technologien dies auch erleichtern sollten. Anstatt Mikromanagement zu betreiben, können Sie eine der Online-Anwendungen für Aufgaben-, Prozess- und Projektmanagement nutzen, die endlose E-Mails, Nachrichten und Anrufe perfekt ersetzen können.
- Führung erfordert in diesen Zeiten zusätzliche Zeit und Engagement. Seien Sie proaktiv und führen Sie regelmäßig konstruktive Videokonferenzen mit Ihrem Team durch, um mit den gesetzten Zielen und KPIs Schritt zu halten.
- Ihr Team arbeitet vielleicht zum ersten Mal von zu Hause aus. Viele Dinge sind neu und funktionieren noch nicht richtig - das könnte stressig sein. Geduld in dieser ungewöhnlichen Situation hilft Ihrem Team.
WENN IHR ZUHAUSE ZUM BÜRO WIRD
Die Frage, wie ein Büro im eigenen Haus eingerichtet werden kann, ist nicht leicht zu beantworten, auch wenn es im Voraus geplant ist. Kinnarps folgt bei der Gestaltung ergonomischer Arbeitsplätze den Prinzipien von Funktionalität und Aktivität. Dies ist in Ihrem Zuhause genauso wichtig wie im Büro.
1.
Geeigneten Raum schaffen. Gesundheit und Wohlbefinden. Was in der gegenwärtigen Situation besonders betont werden sollte, sind die Grundlagen der Produktivität. Ein Raum kann als ergonomisch angesehen werden, wenn er den funktionellen Bedürfnissen der Person entspricht, die sich dort aufhält (in diesem Fall des Mitarbeiters). Sie sollten alles in Ihrer Macht Stehende tun, um personalisierte, ausgewiesene Arbeitsbereiche in Ihrer Wohnung zu schaffen, da dies für die Produktivität unerlässlich ist. Seit Jahrzehnten arbeitet Kinnarps an der Entwicklung von Produkten, die ergonomische Anforderungen auf höchstem Niveau erfüllen. Ob es sich um einen Sitz-/Stehtisch, einen Arbeitsstuhl oder akustische Lösungen handelt, diese Produkte sind in einem Heimbüro genauso wichtig wie in den Büroräumen eines Unternehmens.
2.
Angesichts der zahlreichen positiven Auswirkungen und gesundheitlichen Vorteile von natürlichem Licht sollten Sie Ihren Schreibtisch so nah wie möglich am Fenster aufstellen. Wenn Sie einen erhöhten Vitamin-D-Spiegel benötigen, besser schlafen und natürlich effizienter arbeiten möchten oder einfach nur die ungesunden Auswirkungen von künstlichem Licht auf Ihren Körper reduzieren wollen, können Sie mit minimalem Umdenken und Aufwand ein Büro neben dem Fenster einrichten.
3.
Farben beeinflussen auch Ihre Stimmung und Ihre Emotionen. In verschiedenen Räumen können gut gewählte Farben einen erheblichen Einfluss auf das Wohlbefinden und die Produktivität der Menschen haben, die sich dort aufhalten. Graue, beige oder weiße Arbeitsbereiche können Depressionen fördern, während andererseits hellere, fröhliche Farben die Motivation fördern können. Generell kann man sagen, dass Grün beruhigend wirkt, Blau die Produktivität steigert, Rot die Aufmerksamkeit und Gelb die Kreativität fördert. Wir sollten uns mit Farben und Pflanzen umgeben, die die Luft reinigen und uns auch in unserem Zuhause ausgeglichener machen.
4.
Lärm ist ein natürlicher Bestandteil der Arbeit, aber ein zu hoher Lärmpegel kann die Produktivität erheblich verringern. Lärm beeinträchtigt Ihre Konzentration, Ihren Stresspegel und Ihre Fähigkeit, kreativ zu denken. Belästigungen und Ablenkungen können zu Frustration führen, was das Wohlbefinden und die Leistungsfähigkeit eingeschränkt. Beruhigende Geräusche und Musik können die Produktivität verbessern, daher ist es eine gute Idee, diese auch im Heimbüro einzusetzen. Mit ein paar kleinen Tricks können wir die Akustik verbessern. Wenn Sie den Teppich, den Vorhang, die Kissen, das Bücherregal und die Pflanzen geschickt platzieren, können Sie Ihr Wohnzimmer auch zu einem Bereich mit besserer Akustik machen.
Wir hoffen, Sie finden diese Tipps nützlich. Unser Ziel ist es, Ihre Produktivität, Ihre Kreativität als auch Ihr Wohlbefinden bei der Arbeit aus Ihrer Küche oder Ihrem Wohnzimmer heraus zu fördern. Aber vielleicht helfen die Tipps auch bei der Rückkehr in Ihr Büro.
QUELLEN
1. Kinnarps, Next Office Insights Report (2020)
2. https://ec.europa.eu/eurostat/web/products-eurostat-news/-/DDN-20180620-1
HIER EINIGE INSPIRATIONEN ZUM THEMA
