Besprechungsräume als kommunikations-killer?
Das muss nicht sein
Die moderne Arbeitswelt zeichnet sich dadurch aus, dass Menschen jederzeit und überall zusammenarbeiten und gemeinsam Innovationen vorantreiben – in kleinen und großen Unternehmen. In Meetings können großartige Ergebnisse erzielt werden. Aber längst nicht alle Meetings sind großartig. Tatsächlich haben einer repräsentativen Umfrage zufolge 47 Prozent der Beschäftigten das Gefühl, Besprechungen stellten die größte Zeitverschwendung im Büro dar. Es gibt zahlreiche Ratgeber, wie man Besprechungen besser und effektiver gestalten kann. Aber auch die Gestaltung des Besprechungsraums kann dazu beitragen, Besprechungen erfolgreicher zu machen.
Kollegen und Geschäftspartner arbeiten häufig von unterschiedlichen Orten aus zusammen. Besprechungen und Projekte sind deshalb zu einem immer wichtigeren Bestandteil des Arbeitslebens geworden – Büromitarbeiter haben durchschnittlich 62 Besprechungen pro Monat und Führungskräfte sogar noch mehr. Das ist viel Zeit, und ein großer Teil davon wird ineffektiv genutzt. Bis zu 25 Prozent der Besprechungszeit wird mit unwichtigen Themen verschwendet. Dabei können Konferenz- und Besprechungsräume so gestaltet werden, dass sie dem Zweck der Besprechung dienen und zu einer erhöhten Produktivität, Effizienz und Kreativität führen.
Welche Arten von Besprechungen braucht man (und möchte man)?
Für die Bereitstellung von bedarfsorientierten Besprechungsräumen müssen die derzeitigen Meetings analysiert und – davon ausgehend – zukünftige Bedarfe definiert werden. Dazu sollte man die Raumauslastung, die Besprechungsdauer und die Anzahl der Teilnehmer betrachten. Erfüllen die vorhandenen Räume den Bedarf? Diese Erkenntnisse gehen in den Gestaltungsprozess ein und ermöglichen individuelle Ergebnisse.
„Wir wissen, dass unsere Kunden viele Herausforderungen meistern müssen, um mit der technologischen Entwicklung Schritt zu halten, und dass es einen hohen Bedarf an innovativen und funktionalen Besprechungsräumen gibt, die neue Arbeitsweisen unterstützen. Wir verstehen Kinnarps Next Office®* als einen integrativen Prozess, der das Ziel hat, kreative, flexible und effektive Konferenz- und Besprechungsräume für unsere Kunden bereitzustellen. Es geht darum, das Gesamtbild zu betrachten und dennoch alle Faktoren zu berücksichtigen – das Unternehmen, die physische Umgebung, die Technologie und die individuellen Bedarfe der Mitarbeiter.“
*Kinnarps Next Office® ist ein Ergebnis orientiertes Konzept und ein Prozess, der die Bedürfnisse der Unterhemen und ihrer Mitarbeiter zum Ausgangspunkt hat und diese in den Mittelpunkt stellt. Next Office basiert auf wissenschaftlichen Erkenntnissen aus der Forschung u.a. mit Organisationsentwicklern, Soziologen, Zukunftsanalytikern und unseren Kunden.
In modernen Büroumgebungen findet physische und virtuelle Kommunikation häufig am selben Ort statt – eine Zusammenarbeit an gemeinsamen Dokumenten, Präsentationen auf Großbildschirmen und die Teilnahme an Videokonferenzen mit Mitarbeitern aus aller Welt. Besprechungsräume benötigen intelligente Technologien, die heutige wie auch zukünftige Anforderungen unterstützen.
Welchen Beitrag kann die Raumgestaltung leisten?
Ein Besprechungsraum ist nicht nur ein Raum voller Tische und Stühle. Damit die Raumgestaltung einen positiven Beitrag leisten kann, sind einige Dinge zu berücksichtigen. Zuerst ist zu bedenken, dass Farben unterschiedliche Wirkungen erzeugen. Bei der Gestaltung eines zweckorientierten Kommunikationsraums ist dies ein wichtiger Aspekt. Gelb ist eine gute Wahl für Besprechungsräume, weil diese Farbe zu Gesprächen anregt. Sie eignet sich am besten für Kreativräumen, in denen Brainstorming und Gespräche in Gang gebracht werden sollen. Blau eignet sich gut in Konferenzräumen. Blau erzeugt eine Atmosphäre von Ruhe und Besonnenheit und unterstützt damit Konzentrationsfähigkeit und Produktivität. Blau empfiehlt sich für Räume zur Ideenfindung und für Workshops. Blau signalisiert außerdem Vertrauen, weshalb sich diese Farbe gut für Räume eignet, in denen man seine Kunden trifft. In Videokonferenz-Räumen ist es wichtig, dass Teilnehmer gut erkannt werden können und keine enormen Farbkontraste produziert werden. Hier ist eine beruhigende, neutrale Farbe mit mittlerem Kontrast am besten – man sollte gedeckte, erdige Farben wie Braun, Beige, Grau oder Blaugrau verwenden. Leuchtende Farben, strahlendes Weiß und dunkle Farbtöne erzeugen häufig optische Effekte, die in Video-Feeds unerwünscht sind.
Monitore werden heute in den meisten Besprechungsräumen eingesetzt, nicht nur für Videokonferenzen. Bei der Gestaltung und Möblierung des Raums muss die Sichtbarkeit von Bildschirm oder Projektionswand gewährleistet werden. Mögliche Lösungen sind die Auswahl von Besprechungstischen, deren Breite der Bildschirm- oder Projektionswandbreite entspricht, oder der Einsatz eines V-förmigen Tischs. Stühle auf Rollen erleichtern den Wechsel der Position und des Betrachtungswinkels, um einen besseren Blick auf Bildschirm oder Projektionswand zu erhalten.
Die Verwendung flexibler Stühle auf Rollen empfiehlt sich außerdem für Gruppendiskussionen oder Workshops, in denen man schnell und leise den Platz wechseln muss. Ausziehbare Besprechungstische oder mobile Klapptische eignen sich ebenfalls gut für den Einsatz in Räumen, in denen flexible, dynamische Besprechungen unterstützt werden sollen.
Für kreative Besprechungen oder Brainstorming-Sitzungen ist Bewegung entscheidend, um eine Atmosphäre voller Energie zu schaffen und ein hohes Tempo beizubehalten. Höhenverstellbare Besprechungstische mit Barhockern fördern aktive Besprechungen, in denen die Beschäftigten sich einfach erheben und zu Diskussionen beitragen oder an einem Whiteboard präsentieren können.
Die Raumakustik ist wichtig für Konzentration und Produktivität. Harte Oberflächen, wie bloße Wände, Glasabtrennungen, Stellwände und Whiteboards, die gewöhnlich in Besprechungsräumen eingesetzt werden, erzeugen starke Schallreflexionen, die eine unangenehme Akustik mit sich bringen. Durch den zusätzlichen Einsatz von schallabsorbierenden Wandelementen und Deckensegeln erhält man ein ausgeglichenes Geräuschniveau und reduziert Störfaktoren auf ein Minimum. Die Schallisolation ist neben der Raumakustik ebenfalls zu berücksichtigen – damit man im Raum gut hört, aber niemand mithören kann.
Orte für spontane Kommunikation
Spontane Kommunikation findet täglich überall statt. Man trifft sich auf Fluren, an der Kaffeemaschine oder am Arbeitstisch eines Kollegen, um Fragen zu stellen oder Ideen auszutauschen. Diese spontanen Besprechungen sind nicht nur für die Beziehungen der Mitarbeiter untereinander wichtig, sondern stärken auch die Zusammenarbeit und tragen zur Problemlösung bei. Deshalb sollte man es den Mitarbeitern erleichtern, kurze Stopps einzulegen und miteinander zu sprechen, indem man an ausgewählten Orten bequeme, offene Sitzarrangements einrichtet.
All diese Aspekten zeigen auf, dass das Zustandekommen kreativer und effektiver Besprechungen dort wahrscheinlicher ist, wo inspirierende und funktionale Räume zur Verfügung gestellt werden. Das Ziel von Kinnarps besteht darin, Umgebungen zu schaffen, die so komfortabel, so intuitiv und so einladend sind, dass sich die Mitarbeiter in einer Besprechung wohl fühlen und gut konzentrieren können. Umgebungen, die so gut durchdacht sind, dass sich die Nutzer auf ihren eigenen Kreativprozess konzentrieren und auf optimale Weise zusammenarbeiten können.
Neues Leben für alte Besprechungsräume? Oder ganz neue Räume für agile Kommunikationsprozesse?
Citation
https://www.atlassian.com/time-wasting-at-work-infographic
https://www.salary.com/articles/why-how-your-employees-are-wasting-time-at-work/
https://ideas.ted.com/the-economic-impact-of-bad-meetings/
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