Referenz: SENFIN | BERLIN

DATEN & FAKTEN

Objekt
Senatsverwaltung für Finanzen
Standort
Klosterstraße 59, Berlin-Mitte
Räume
4
Beschäftigte am Standort
14-20
Arbeitsplätze
20
Auftraggeber
Senatsverwaltung für Finanzen /
Finanzsenator Dr. Matthias Kollatz
Planung
Fraunhofer IAO | Center for Responsible Research and Innovation CeRRI
Kinnarps
Realisierung
Februar 2020

 

senfin_portrait.jpg

Projektmanagerin Anne Steinicke und Ralf Meyer, Koordinator e-Government & Kommunikation SenFin Berlin

DAS PILOTPROJEKT „ARBEIT MAL ANDERS“ DER SENATSVERWALTUNG FÜR FINANZEN IN BERLIN REFORMIERT DIE BÜROUMGEBUNG GRAVIEREND. DIE BEHÖRDE ZEIGT, WIE EINE ZUKUNFTSFÄHIGE ARBEITSKULTUR FERN DER VIEL ZITIERTEN AMTSSTUBE AUSSEHEN KANN. DAS MODERNE UND FLEXIBLE ARBEITSUMFELD WURDE IN ZUSAMMENARBEIT MIT DEM FRAUNHOFER INSTITUT REALISIERT UND VON KINNARPS AUSGESTATTET. DAS KONZEPT IST DABEI, SICH ALS VORBILD FÜR ALLE BEHÖRDEN IN BERLIN ZU ETABLIEREN.


VERWALTUNG IM WANDEL

Berlin wächst unablässig. Dies erfordert neue Lösungen in der städtischen Verwaltung. Der „War for talents“ trifft auch die Behörden hart, die mit anderen Arbeitgebern um qualifizierte Mitarbeiter ringen. Und wohin mit dem zusätzlichen Personal in den vorhandenen Immobilien, wenn die städtischen Flächen begrenzt sind?

Das Pilotprojekt „Arbeit mal anders“ der Senatsverwaltung für Finanzen (SenFin) Berlin hat auf der Basis wissenschaftlicher Erkenntnisse eine zukunftsfähige Arbeitskultur mit entsprechend bedarfsgerechten Arbeitslandschaften entwickelt. Flexibles, effizientes und effektives Arbeiten auf den vorhandenen Flächen ist das Ziel.

Rund 120 Beschäftigte der Senatsverwaltung bildeten in einem umfassenden Beteiligungsprozess das methodische Herzstück des Projekts, das durch das Fraunhofer IAO angeleitet wurde. Mit Hilfe von Kreativtechniken wurden Ideen erarbeitet, die die arbeitsorganisatorischen und räumlichen Veränderungen leiteten.

In Zusammenarbeit mit Kinnarps ist ein adaptives Möbel- und Raumkonzept entstanden, das in einer ersten Abteilung umgesetzt und evaluiert wurde und in der gesamten Senatsverwaltung Anwendung finden kann.

senfin_bild-056.jpgDas denkmalgeschützte Verwaltungsgebäude aus den 30er-Jahren, direkt an der Spree gelegen, lässt erahnen, wie es innen aussieht und verrät doch nichts über die neue Arbeitswelt von 17 Mitarbeitenden der Senatsverwaltung. Vier Räume, die eine andere Welt bedeuten, sind ihr neuer Arbeitsplatz und sie sind damit mehr als zufrieden. „Modern, flexibel, schön und bedarfsgerecht“ beschreiben die Kolleginnen und Kollegen in der Evaluierung des Fraunhofer IAO die neue Arbeitslandschaft. Kein Wunder, denn der umfangreiche Beteiligungsprozess sollte genau ermitteln, wie das Team zusammenarbeiten möchte und was es dafür benötigt. Interviews, verschiedene Workshops, eine Online-Umfrage sowie eine auch von Kinnarps durchgeführte Sensormessung der Schreibtischauslastung waren die Grundlage für die Planung. Das Ergebnis ist eine mobile und flexible Arbeitslandschaft, die einem Floating-Desk-Prinzip folgt, bei dem die Beschäftigten eine Vielzahl unterschiedlicher Arbeitslandschaften zur Verfügung haben und sich die Umgebung frei wählen, die für ihre Arbeitsanforderungen am besten geeignet ist: Kommunikationsbereiche für spontane Meetings oder flexible Gruppentische für intensive Projektarbeit im Team, ein isolierter Konzentrationsarbeitsplatz oder ein separater Konferenzraum. So werden Silos aufgebrochen, Wissenstransfer und Kollaboration ermöglicht und Kreativität, Effizienz und Produktivität gefördert. Begleitet und ermöglicht wird das neue Modell durch die zunehmende Digitalisierung der Verwaltung und den Ausbau der digitalen Infrastruktur.

Wunsch nach Zusammenarbeit

senfin_bild-063.jpgFlexibilität und mehr Zusammenarbeit im Team standen ganz oben auf der Wunschliste. Die Einrichtung gab das aber nicht her. Stattdessen standen viele Schreibtische zur Verfügung, die nur zu 50 Prozent ausgelastet waren. Heute ist in der offenen, sehr klaren Fläche mehr Raum für jeden vorhanden, auch wenn die Fläche selbst nicht größer geworden ist. Die Mischung aus gemeinschaftlichen und ruhigen Orten lädt dazu ein, öfter einmal zu wechseln. Dass mit der Neugestaltung am Ende zu wenig Arbeitsplätze zur Verfügung stehen und im Open Space Unruhe aufkommen würde – diese Befürchtung hat sich nicht bestätigt. Stattdessen sind die vorab geäußerten Wünsche nach modernen Möbeln, nach flexiblerem Arbeiten und mehr Zusammenarbeit im Team in Erfüllung gegangen.

Mehr Effektivität von Meetings wird durch eine entsprechende Einrichtung erzielt. Die Kombination aus Mobilität und einer effektiven Arbeitsumgebung ergänzt sich gut.


senfin_bild-5951.jpgMorgens trifft sich das Team am „Tresen“, dem Vagabond von Materia, um zu entscheiden, wo jede*r arbeiten möchte. Da die meisten Teammitglieder täglich auch zu Terminen das Büro verlassen, ist hier viel Bewegung drin. „Einige Kollegen blühen regelrecht auf. Zuvor fühlten sie sich oft nicht gesehen. Durch unsere zentrale Begegnungsstätte sind wir mehr zusammengewachsen“, berichtet Projektleiterin Anne Steinicke. Es gibt ein neues Level an Kommunikation und damit verbunden eine größere Identifikation mit dem Team.



Es ist ein positiveres Teamklima durch mehr Austausch unter den Kolleg*innen entstanden. Die räumliche Aufteilung mit einer zentral gelegenen Kaffeeküche fördert den Kontakt untereinander und die Belegschaft wächst mehr zusammen.


Wo früher in 4er-Büros gearbeitet wurde, sind heute acht Schreibtische für 17 Mitarbeitende vorhanden. Statt erdrückender Schränke stehen nun Schließfächer für persönliche Dinge zur Verfügung. Da die Abteilung mit der Einführung der E-Akte befasst ist, wird auch hier immer weniger Stauraum benötigt. Die damit verbundene neue Aufgeräumtheit in den Büros empfinden die Kollegen als besonders positiv. „Die Arbeit ist digitaler geworden“, stellt Steinicke fest.

Die Zufriedenheit mit der Ausstattung ist gestiegen, denn das flexible und mobile Arbeiten kommt den Beschäftigten entgegen. Durch die Mobilität der Möbel, wie etwa den Vibe-Trennwänden, den Stühlen und Tischen auf Rollen und der Flexibilität des Bürolayouts ist auch eine eingebaute Krisensicherung entstanden. Das Team kann, wenn notwendig mit Abstand und separiert durch Trennwände im Teammodus weiterarbeiten. Gleichzeitig ist der Wechsel zum Telearbeitsplatz zu Hause problemlos möglich und Räume für Telefonkonferenzen stehen ebenfalls bereit. Auch anderen Abteilungen der SenFin, die noch in herkömmlichen Büroräumen arbeiten, können Teilflächen zur Mitnutzung angeboten werden. „Insgesamt stimmt einfach die Balance”, resümiert Ralf Meyer, Koordinator E-Government und Kommunikation bei der Senatsverwaltung.

Die vielen Besprechungsmöglichkeiten kommen gut an. Nicht nur der Wissensaustausch hat zugenommen, auch wird nun durch engere Kontakte zueinander mehr Rücksicht geübt. Dadurch, dass gezielt Entscheidungen für Besprechung und Kommunikation getroffen werden, sind diese ernsthafter und intensiver geworden. Die Hürden für Kommunikation sind insgesamt gesunken und auch Führungskräfte sind besser erreichbar.

Eine größere Telefonkabine mit Schreibtisch wird für
konzentriertes Arbeiten genutzt.

Downloads