Praxis: Almi mit Next Office im Change-Prozess
Wie ein Next Office Projekt in der Praxis läuft, was der Kunde davon hat und welche Rolle die Mitarbeiter dabei spielen, das zeigt der Praxisbericht zur Beratungsgesellschaft Almi im schwedischen Jönköping. Das Unternehmen hat einen Kinnarps Next Office Prozess durchlaufen, um ein maßgeschneidertes Arbeitsumfeld für Activity Based Working zu erhalten. Holen Sie sich die Tipps für Ihr nächstes Projekt.
Die Idee, eine moderne, tätigkeitsbasierte Arbeitsweise zu implementieren, die zugleich eine andere Büroform erforderte, wurde bei Almi nicht nur durch einen anstehenden Umzug, sondern auch durch eine neue Markenstrategie geboren. Das neue Almi sollte sich auch im Arbeitsumfeld widerspiegeln. Kinnarps wurde als Experte für Veränderungsprozesse hinzugezogen und schnell wurden Workshops für die Mitarbeiter durchgeführt. In Vorträgen stellte Kinnarps dar, wie Arbeitsumgebungen der Zukunft aussehen können, um die Gedanken der Teilnehmer zu inspirieren und in neue Bahnen zu lenken.
Da das Unternehmen Mitarbeiter mit sehr unterschiedlichen Aufgaben beschäftigt, z.B. in der Kundenberatung oder mit Schweigepflicht wurde ein s.g. ‚playbook‘ mit Regeln für die verschiedenen Bereiche des Büros erarbeitet. Auch Ergonomie und Bewegung sowie Akustik wurden diskutiert. In den Workshops wurde ermittelt, welche Zonen des Büros die Bedarfe des Personals am besten unterstützen.
Eine offene Bürolandschaft mit ausreichend Platz, um die Räume abzutrennen, mit dem Bedarf des Mitarbeiters als Ausgangspunkt. Tätigkeitsbasiert heißt nicht, dass es sich um offene Milieus oder Großraumbüros handelt: Das Büro umfasst jetzt Meetingräume für alle Bedürfnisse – vom traditionellen Konferenzraum bis zum Raum für aktive Meeting.
In den Bereichen mit niedrigem Konzentrationsbedarf mit Steh-Sitztischen ist es am Morgen schnell voll.
Daneben sind kleine Telefonräume angegliedert und Meetingräume für zwei Personen.
Wer sich konzentrieren muss, findet Arbeitsplätze im offenen Bürobereich oder in Einzelräumen für hochkonzentriertes Arbeiten.
Ein Laufband steht für diejenigen bereit, die während der Arbeit Bewegung wünschen.
In einer Lounge und Kantine hat Kinnarps mit Almi funktionelle Lösungen gefunden, die verschiedene Tätigkeiten unterstützen. So stehen z.B. ein Projektor und eine Leinwand für Präsentationen zur Verfügung. Eine Oase mit Musik und gemütlichen Sofas rundet das Angebot ab.
Jeder Mitarbeiter kann aus rund fünf Arbeitsplätzen wählen. „Wir erleben, dass dies sehr gut funktioniert”, sagt Johanna Donker. „Wir haben die Barrieren abgebaut und die Rollen der einzelnen Mitarbeiter verändert. Und wir verstehen, dass die Veränderung kontinuierlich überprüft werden muss.“ Monatlich wird daher überprüft, ob die Arbeit funktioniert und ob Justierungen notwendig werden.
