Was man vorher wissen sollte, um den Erfolg der neuen Büroumgebung zu gewährleisten

Steht eine entscheidende Veränderung des Arbeitsumfelds bevor? Um eine Büroumgebung gestalten zu können, in der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sich wohlfühlen und effizient arbeiten, muss der Raum die Arbeitsmethoden und Prozesse im Unternehmen unterstützen. Der Schlüssel zum Erfolg ist die Berücksichtigung individueller Bedarfe und Bedürfnisse, die durch unterschiedlichen Persönlichkeiten und das Altersgefüge bedingt sind. Im Verlauf des Next-Office-Prozesses von Kinnarps wird eine gründliche Arbeitsplatzanalyse durchgeführt. Darin werden die derzeitigen Arbeitsweisen im Unternehmen beurteilt und die Bedarfe abgebildet, einschließlich der in Zukunft erforderlichen Arbeitsbereiche. Nachfolgend sind acht Fragen aufgeführt, die unbedingt vor Beginn eines Projekts beantwortet werden sollten.

Sind die Konzepte bekannt?

Es ist oft unklar, wie die einzelnen Konzepte von einander abgegrenzt sind und was sie jeweils bewirken sollen. Deshalb haben die räumlichen Veränderungen oft nicht den gewünschten Effekt – vor allem, wenn es sich um die Umsetzung standardisierter Büro-Layouts handelt.  Beim Next-Office-Prozess geht es nicht darum, ein Unternehmen in eine bestimmte Form zu pressen. Es geht vielmehr darum, ein einzigartiges Arbeitsumfeld zu erarbeiten, das optimal zum Unternehmen passt. Nachfolgend sind die fünf gebräuchlichsten Konzepte im Hinblick auf Büros und Arbeitsmethoden in Kurzform erläutert:

Activity Based Workspaces

Tätigkeitsbasierte Büroumgebungen (Activity Based Workspaces) werden rund um die Arbeitsmethoden des Unternehmens gestaltet und beinhalten eine Reihe an aufgabenspezifischen Arbeitsorten im Büro, die entsprechend der jeweils bestehenden Bedarfe gestaltet sind. Anstelle eines festen Platzes, an dem Tätigkeiten unterschiedlicher Art durchgeführt werden können, werden die Mitarbeiter dazu aufgefordert, sich jeweils den Platz zu suchen, der sich am besten für die aktuelle Arbeitsaufgabe eignet. Die Büroumgebung ist so gestaltet, dass sie verschiedenste Tätigkeiten unterstützt – von Aufgaben, die intensive Konzentration erfordern, bis zur Arbeit im Team und zu informellen Besprechungen. 

Multispaces

Multispaces haben keine fest zugeordneten Schreibtische und normalerweise weniger Schreibtische als Mitarbeiter. Anstelle von Einzelarbeitsplätzen können zum Beispiel Besprechungsräume, Konferenzräume und Treffpunkte eingerichtet werden. Multispaces werden häufig mit tätigkeitsbasierten Büroumgebungen verwechselt, da viele unterschiedliche Arbeitsbereiche vorhanden sind. Jedoch sind diese zumeist nicht auf die Aufgaben und Prozesse im Unternehmen abgestimmt, so dass kein positiver Effekt entstehen kann.

Desk-Sharing

Hier teilen sich die Beschäftigten eine gewisse Anzahl von Schreibtischen. Die Anzahl der Arbeitsplätze wird allein durch die Belegungsquote bestimmt. Es kann also vorkommen, dass an einem bestimmten Tag nicht für jeden Mitarbeiter, der vom Büro aus arbeitet, ein Schreibtisch zur Verfügung steht. Darüber hinaus berücksichtigt Desk-Sharing nicht, welche Tätigkeiten durchgeführt werden; dieses Konzept konzentriert sich vorwiegend auf die Reduktion der benötigten Fläche oder auf die Flächenverdichtung. 

Co-Working

Co-Working ist eine flexible Methode der Zusammenarbeit, bei der sich unterschiedliche Unternehmen und Personen denselben Raum teilen. Co-Working ist wichtiges Umfeld für Freiberufler, Start-ups und Menschen, die im Rahmen ihrer Arbeit viel unterwegs sind. Außerdem stellt es einen wichtigen Begegnungspunkt für alle dar, die ansonsten isoliert arbeiten. Durch das gemeinsame Arbeiten wird auch die Nutzung von Synergien gefördert. 

Agile Arbeitsmethoden

Zu den Grundsätzen agiler Arbeitsmethoden gehört eine starke Ausrichtung auf Leistung und Ergebnisse. Sie beinhalten beispielsweise folgende Faktoren: wann man arbeitet, wo man arbeitet, wie man arbeitet und wer eigentlich die Arbeitsaufgabe erledigt. Ein strukturierter Prozess ordnet sich dem Ziel unter. Agile Methoden haben bei vielen Unternehmen die Entwicklung und Einführung neuer Ideen erfolgreich beschleunigt. 

Sind alle von der gemeinsamen Vision überzeugt?

Für den Erfolg einer neuen Büroumgebung sind eine Vision und klare Ziele erforderlich. Und die Überzeugung des Managements. Die Bemühungen um das Wohlbefinden der Beschäftigten und die Überzeugung vom Veränderungsbedarf müssen authentisch sein. Und das Management muss selbst mit gutem Beispiel vorangehen. Wenn von den Beschäftigten erwartet wird, dass sie zwischen unterschiedlichen Arbeitsumgebungen wechseln, sollte auch das Management diese Arbeitsweise praktizieren. 

Mitarbeiterbeteiligung ist ein wichtiger Schlüssel zum Erfolg des Gesamtprojekts. Wenn die Beschäftigten bereits frühzeitig in den Veränderungsprozess einbezogen werden, können Reibungen vermieden und die Ergebnisse optimiert werden. Geplante Veränderungen und die damit verbundenen Ziele müssen transparent und nachvollziehbar sein. Kommunikation ist enorm wichtig: Bedenken und Unsicherheiten sollten frühzeitig thematisiert werden. Alle Beschäftigten sollten in den Dialog- und Analyseprozess einbezogen werden, um flächendeckend Veränderungsbereitschaft zu erzeugen. Workshops, Seminare und Befragungen dienen als Gradmesser für das Betriebsklima und bringen spezielle Befindlichkeiten ans Licht. Dennoch sollte man sich unbedingt auf die zukünftige Arbeitsgestaltung und ein gemeinsames Konzept konzentrieren, als derzeitige oder zurückliegende Verhältnisse zu kritisieren. 

Kann sie überhaupt funktionieren?

Raum

Next Office basiert auf den Bedarfen und Anforderungen des Kunden sowie auf den erhobenen Analysedaten. Deshalb werden stets genug Arbeitsflächen für die Beschäftigten zur Verfügung stehen. Die Beschäftigten müssen ihre Sachen mitnehmen, wenn sie die Arbeitsumgebung wechseln oder zu einer Besprechung gehen. Ein Buchungssystem sowohl für Besprechungsräume als auch für Einzelarbeitsplätze ist sinnvoll. So können die Beschäftigten effizienter arbeiten und es gibt weniger Missverständnisse. 

Technologie

Die technologischen Gegebenheiten müssen bei der Umstellung von Arbeitsorganisation und Arbeitsweise berücksichtigt werden. Existieren bereits digitale Lösungen, sodass papierlos gearbeitet werden kann? Falls nicht: Soll in diese Lösungen investiert werden? Man sollte darauf achten, dass die technologische Infrastruktur den Bedarfen des Unternehmens und der Beschäftigten entspricht – und nicht umgekehrt.

Vertraulichkeit

Wird das Arbeiten in offenen oder mobilen Büroumgebungen erwogen, stellt sich häufig die Frage zum Umgang mit dem Thema Vertraulichkeit. Eine offene Büroumgebung bedeutet nicht notwendigerweise auch den offenen Umgang mit allen Informationen. Es sollten hier Arbeitsbereiche für vertrauliche Aufgaben oder Gespräche geschaffen werden, die sich durch Türen abtrennen lassen. Auch der Zugang zu verschließbaren Stauraummöbeln ist wichtig.

Sind geeignete Räume für die Arbeit im Team und effiziente Besprechungen vorhanden?

Besprechungen und Teamarbeit sind wichtige Aspekte der Arbeit in einer Büroumgebung. Deshalb sollte man in verschiedene Arten von Besprechungsräumen investieren – von flexiblen Lösungen für Kurzbesprechungen bis hin zu Projekt- und Konferenzräumen. Es ist wichtig, Räume zu schaffen, die den verschiedenen Arten von Besprechungen im Unternehmen entgegenkommen. Dies steigert Effizienz und Kreativität. Ein weiterer Weg, um die Effizienz von Besprechungen zu steigern, ist die zunehmende Nutzung von Videokonferenzen. Mit der richtigen Technologie ist es einfach, persönliche Gespräche ohne die Notwendigkeit von Auto-, Zug- oder Flugreisen durchzuführen und so Zeit und Geld zu sparen. 

Wurde die Ergonomie berücksichtigt?

Im Activity Based Workspace findet der Wechsel zwischen unterschiedlichen Arbeitsumgebungen fast automatisch statt. Dennoch benötigen die Beschäftigten ergonomische Arbeitsmittel im gesamten Büro – vor allem dort, wo längere Zeit gesessen und konzentriert gearbeitet wird. Man sollte grundsätzlich in Sitz-/Stehtische und in ergonomische Sitzmöbel investieren, um Schädigungen und krankheitsbedingte Arbeitsausfälle zu verhindern. Darüber hinaus bietet sich eine Mischung aus niedrigen und hohen, gepolsterten und ungepolsterten Sitzmöbeln in den Meeting- und Kreativbereichen an.

Wie häufig bewegen sich die Mitarbeiter bei der Arbeit?

Bewegung ist wichtig für die Gesundheit. Forschungsergebnisse zeigen jedoch, dass es nicht ausreicht, wenn man sich nur in der Freizeit bewegt. Man muss sich auch bei der Arbeit bewegen können. Durch die Nutzung unterschiedlicher Arbeitsorte fördert Activity Based Working die Bewegung bereits automatisch. Ergonomische Arbeitsmittel, wie Sitz-/Stehtische und ergonomisch gestaltete Sitzmöbel, wirken ebenfalls bewegungsfördernd. Und man kann noch einen Schritt weiter gehen: So kann man den Beschäftigten beispielsweise Fitness- und Gleichgewichtsübungen ermöglichen, indem man Räume vorhält, die mit Gymnastikbällen, Balance Boards, Expandern, Laufbändern oder Heimtrainern ausgerüstet sind. Darüber hinaus können bewegungsfördernde Elemente in die Einrichtung integriert werden. 

Wie lauten die gemeinsamen Werte?

Vertrauen und Sicherheit

Eine wichtige Herausforderung bei der Gestaltung offener Arbeitsumgebungen besteht darin, eine Atmosphäre des Vertrauens und der Sicherheit zu schaffen. Maßnahmen können einerseits ausgewiesene Gemeinschaftsräume sein, andererseits isolierte Einzelarbeitsplätze, bei denen man bei Bedarf eine Tür schließen kann. Es ist wichtig, Arbeitsplätze zur Behandlung vertraulicher Angelegenheiten bereitzustellen, damit jeder die Sicherheit hat, dass seine persönlichen Daten anderen gegenüber nicht offen zugänglich sind. Ebenfalls empfehlen sich schallisolierte Meetingräume für private Besprechungen.

Verhaltenskodex

Die Freiheit zu entscheiden, wo und wie man in einer Büroumgebung arbeitet, kann auch Probleme hervorrufen. Diese können bereits im Vorfeld geklärt werden. Gegenseitiger Respekt und die Toleranz gegenüber individuellen Unterschieden führen zu einer positiven Unternehmenskultur. Das Büro lässt sich in Bereiche für Tätigkeiten aufteilen, die einen niedrigen, mittleren oder hohen Konzentrationsbedarf haben. Dann kann gegebenenfalls gemeinsam entscheiden werden, welche Lautstärke und welche Tätigkeiten in den jeweiligen Bereichen zulässig sind. Wenn alle den Verhaltenskodex einhalten, entsteht eine entspannte und kreative Arbeitsumgebung. 

Gemeinsam zum optimalen bedarfsorientierten Büro

Kontakt

Wie hoch ist die Eigenverantwortung im Unternehmen?

Unternehmen, deren Beschäftigte schon jetzt sehr eigeninitiativ arbeiten, sind auf die Arbeitswelt der Zukunft gut vorbereitet. Eigeninitiative bedeutet nicht nur, unabhängig auf Ziele hinzuarbeiten und Verantwortung zu übernehmen. Es bedeutet auch, die Energie auf Dinge zu konzentrieren, die man beeinflussen kann, und um Unterstützung zu bitten, falls die Situation dies erfordert. Eigeninitiative kann durch neue räumliche Gegebenheiten unterstützt werden. In einem positiven und lösungsorientierten Arbeitsumfeld können sich Kolleginnen und Kollegen gegenseitig fordern und fördern. 

Kommen die Beschäftigten motiviert zur Arbeit?

Früher musste man zur Arbeit in den Betrieb gehen, denn dort befanden sich die gesamte Ausstattung und Computer. Heute kann man überall arbeiten. In die Firma braucht man eigentlich nur noch bei Bedarf fahren. Die Ziele von Next Office beinhalten unter anderem, die Aufenthaltsqualität im Büro zu steigern und daraus einen Motivationsfaktor zu machen. Damit sich die Beschäftigten gern dort aufhalten. Wo man engagierte Kolleginnen und Kollegen trifft und Raum für die persönliche Entfaltung hat. So lässt sich relativ einfach eine leistungsfähige und innovative Organisation aufbauen.